Formaty plików

Przyzwyczailiśmy się do tego, że tłumaczenia dostarczane i oddawane są w plikach tekstowych takich jak np. Word. Rzeczywiście zdecydowana większość tekstów nieprzysięgłych funkcjonuje w tych plikach. Programy takie wygodne są dla obu stron, są popularne i nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Czasami jednak zleceniodawca może mieć swoje oryginalne teksty w innych formatach. Może to być równie popularny excel lub różnego rodzaju programy graficzne.

W powyższym przykładzie wymienione są dwa takie programy. PSD czyli Photoshop Document oraz InDesign czyli program do obróbki DTP firmy Adobe. Przystępując do przetargu musimy mieć oczywiście świadomość, czy jesteśmy w stanie sprostać wymaganiom Zamawiającego i odsyłać mu tłumaczenia w takich formatach, w jakich przysłał nam teksty. Tym bardziej, że niektóre z takich programów mogą być płatne, nie mówiąc o umiejętności ich obsługiwania.

Kilkanaście usług to znaczy ile?

Zamawiający w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) zawsze określa warunki, jakie muszą spełniać Oferenci chcący startować w przetargu. Jednym z takich warunków jest wykaz niezbędnego doświadczenia, jakie posiada Oferent. Zamawiający często żąda, by Oferent wykazał, że wykonał 3 lub 5 lub 10... konkretnie sprecyzowanych usług pasujących do przedmiotu przetargu.

Wykonawca musi być w tym zakresie konkretny i wykazać realizację co najmniej takiej liczby usług, jaką żąda Zamawiający. Z powyższego przykładu wynika, że Zamawiający nie uznał  Oferentowi nieprecyzyjnych określeń "kilkanaście", "kilkadziesiąt" twierdząc, że nie jest to informacja spełniająca warunki przetargu. W efekcie Oferent w ze względu na jeszcze inne braki został wykluczony z przetargu. Jak więc widać w ofercie przetargowej wszelkie informacje należy formułować precyzyjnie i zgodnie z SIWZ-em.

Dojazd trzeba wliczyć w cenę

W przypadku tłumaczeń ustnych obecność jednego lub więcej tłumaczy na miejscu tłumaczenia jest niezbędna. Oznacza to zawsze konieczność dojazdu tłumaczy do miejsca swojej pracy. Zdarza się czasami, że tłumacze mogą "zabrać się" z osobami, których wystąpienia będą tłumaczyć, częściej jednak organizacja i opłata za dojazd na miejsce tłumaczenia leży po stronie tłumacza i/lub biura tłumaczeń.

To samo dotyczy pobytu na miejscu, który trwać może czasami dwa lub więcej dni. Dla biura tłumaczeń przygotowującego ofertę rodzi to konieczność wkalkulowania w cenę tłumaczenia również tych dodatkowych kosztów. Jeżeli miejsce pracy tłumaczy jest w mieście/miastach, w których dane biuro dysponuje tłumaczami ustnymi z danego języka to problem w zasadzie nie istnieje, bo wszystko jest na miejscu. Jeżeli jednak tłumacze muszą gdzieś dojechać i tam przenocować - to oczywiście niezbędnym jest dobra logistyka i wcześniejsza analiza kosztów dodatkowych. Niewłaściwe oszacowanie tych kosztów może fatalnie odbić się na ofercie (może być dużo droższa od konkurencyjnych ofert), na realizacji zamówienia (zbyt późna logistyka i analiza kosztów może negatywnie odbić się na tłumaczach lub Zamawiającym) lub na potencjalnych zyskach (niedoszacowanie kosztów dodatkowych może spowodować brak zysku i inne wynikające z tego kłopoty).

Gwarancja na tekst

Poświadczenie odbioru i akceptacji usługi tłumaczeniowej przez Zamawiającego stwierdza najczęściej protokół odbioru. Jego wystawienie oznacza przyjęcie tłumaczenia i jego akceptację w takiej formie, w jakiej zostało dostarczone. Jednak nim Zamawiający wystawi protokół odbioru może mieć różnego rodzaju uwagi do całości usługi tłumaczenia. W przypadku tłumaczeń pisemnych uwagi te najczęściej dotyczą kwestii samego tłumaczenia, jego jakości, poprawności merytorycznej, gramatycznej, stylistycznej itp. W umowie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą istnieje z reguły zapis, że Wykonawca dokona poprawek w swoim tłumaczeniu na życzenie/żądanie Zamawiającego.

Czasami jednak, jak w powyższym przykładzie, Wykonawca zgodzić musi się aż na 6 miesięczny okres, w którym będzie dokonywał ewentualnych poprawek w tłumaczeniu. W tym wypadku specyfika tłumaczenia polega na tym, że jego praktycznego odbioru dokonują wyżej wspomniane "czasopisma zagraniczne", a nie sam Zamawiający. Dla Zamawiającego taki układ jest wygodny, choć zapewne również niezbędny, by autor-wykonawca tłumaczenia mógł nanieść niezbędne poprawki, jednak dla Wykonawcy może znacznie wydłużyć cały proces realizacji tego tłumaczenia, czego musi być świadomy.

Dokumenty muszą zgadzać się z wykazem

Niemal w każdym przetargu Zamawiający żądają od Oferentów przedstawienia wykazu usług z ostatnich 2-3 lat odpowiadających określonym warunkom. Na przykład: tłumaczenia pisemne, język rosyjski na kwotę min. 3000 zł. Wykaz ten ma poświadczyć doświadczenie Oferenta dotyczącego danej usługi. Ale do wykazu usług Zamawiający zwykle żąda dołączenia dokumentów poświadczających właściwe wykonanie owych usług. Mogą to być referencje czy protokoły odbioru.

Należy pamiętać o tym, by wykaz usług zgadzał się z dołączonymi dokumentami. Do każdej usługi wymienionej w wykazie powinny być dołączone odpowiednie zaświadczenia. I odwrotnie, do każdego zaświadczenia musi być wpisana usługa w wykazie usług. W powyższym przykładzie Oferent dołączył więcej zaświadczeń o wykonanych usługach niż wpisał w wykazie usług. Ze względów formalnych Zamawiający nie mógł ich uznać, gdyż nie zostały one wpisane do wykazu usług. Referencje czy protokoły odbioru wystawia nam podmiot zewnętrzny, natomiast wykaz usług sporządzany jest przez Oferenta. Jeżeli sam Oferent nie wpisuje danych usług do wykazu, to trudno by Zamawiający je uznawał. Nawet jeżeli to tylko nasze niedopatrzenie.

Różnica pomiędzy najtańszą a najdroższą ofertą

Zamawiający przed ogłoszeniem przetargu zobowiązany jest do przeprowadzenia badania rynku. Jest to konieczne, aby miał on świadomość jakie środki powinien przeznaczyć na realizację tłumaczeń. Dodatkowo szacunkowa wartość zamówienia może mu pomóc w ocenie ofert, np. w przypadku oferty noszącej znamiona rażąco niskiej ceny. Wartość tłumaczeń ujęta jest w poniższym przykładzie jako Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT).

Oferenci jednak mogą absolutnie dowolnie określać cenę swojej oferty, kierując się jedynie własnymi kosztami i przewidywalnymi zyskami.

Walka toczy się o zaoferowanie możliwie najniższej ceny, ale takiej, która zapewni zysk i zagwarantuje odpowiednią jakość tłumaczenia. Jej wysokość nie ma jednak ograniczeń i może być dowolna. Na powyższym przykładzie widać, że różnica pomiędzy najniższą ceną (12 tys), a ceną najwyższą (46,1 tys) jest prawie czterokrotna. Oferta z najniższą ceną została jednak odrzucona. Wygrała oferta z ceną 12,9 tys, która i tak jest trzy i pół krotnie niższa od ceny najwyższej.

Zmiana ceny oferty

Może się tak zdarzyć, że dopiero po złożeniu oferty cenowej zauważymy błędy w wypełnionych formularzach. Dopóki nie nastąpiło otwarcie ofert możemy nanieść jeszcze odpowiednie zmiany. Musimy to zrobić poprzez ponowne wysłanie właściwych formularzy z adnotacją "zmiana". Ta adnotacja jest o tyle ważna, że jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Nie może więc być wątpliwości, że chodzi o zmianę już przekazanej oferty, a nie o drugą ofertę.

Jednak, kiedy upłynął już termin złożenia ofert, nie mamy możliwości nanoszenia żadnych zmian, a nasza oferta jest wiążąca. Powyższy przykład dotyczy sytuacji, w której Zamawiający uznał, że zwycięska oferta może zawierać rażąco niską cenę. W związku z tym zwrócił się on do Oferenta z prośbą o wyjaśnienia. Oferent nie próbował wyjaśniać swojej ceny, lecz stwierdził, że nastąpiła pomyłka w cenie. Ze względu na fakt, że termin złożenia ofert już minął i oferty zostały otwarte, Oferent nie mógł dokonywać żadnych zmian w tabeli wyceny. Oferent nie kwestionował również domniemania, że cena jego oferty nosi znamiona rażąco niskiej, a jego w tym względzie pomyłka nie mogła zostać poprawiona. Zamawiający uznał więc, że cena Oferenta jest rażąco niska i odrzucił jego ofertę.

Kryterium jakości

Zdecydowanie największa liczba przetargów posługuje się jedynie kryterium ceny przy wyborze najlepszej oferty. Czyli oferta, która spełniła wszelkie wymogi formalne i okazała się być najtańsza - wygrywa. Czasami jednak Zleceniodawcy wprowadzają kryterium jakości, które obejmuje ok. 30% punktów, jakie można uzyskać za złożoną ofertę. O ile jednak w przypadku ceny sprawa jest prosta i łatwo porównywalna, to kwestia jakości stanowi dużo większy problem.

Dlatego Zleceniodawca organizując przetarg musi określić również zasady, jakimi będzie się kierował oceniając kryterium jakości. Po pierwsze, aby móc oceniać jakość tłumaczenia Zleceniodawca musi przygotować próbki tekstów. Po drugie musi dokładnie wskazać ile punktów i za co można zdobyć przekazując próbne tłumaczenie. W praktyce chodzi oczywiście o "punkty karne" czyli punkty, które są odejmowane za występujące w tekście tłumaczenia błędy. Powyższy skan przedstawia przykład takiej punktacji.

Wadium w przetargu

W niektórych przetargach jednym z warunków wzięcia w nim udziału jest konieczność wniesienia wadium. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów istnieją różne kwoty, od których żądanie wadium jest obowiązkowe. Różnice te zależne są od rodzaju instytucji, formy przetargu czy samego zamówienia. Generalnie najniższą kwotą jest 134 tys euro czyli ponad pół miliona zł szacowanego zamówienia. Przetargi na tłumaczenia bardzo rzadko osiągają aż tak wysokie kwoty, więc często Zamawiający odstępuje od warunku wniesienia wadium. Ale z drugiej strony ma on zawsze prawo do ustalenia wadium, które nie może być wyższe niż 3% szacunkowej wartości zamówienia netto.

 
Co jest istotne dla oferenta? Przede wszystkim terminowe wniesienie wadium. Najczęstszą formą jest wpłata na konto Zamawiającego odpowiedniej kwoty. W tym wypadku liczy się data wpływu na konto Zamawiającego, więc trzeba pieniądze przelewać odpowiednio wcześniej.
Wszyscy oferenci, którzy wnieśli wadium otrzymają je z powrotem, nawet z odsetkami wynikającymi ze stawek dla danego konta Zamawiającego jednak pomniejszone o koszty prowadzenia konta i prowizji za przelew. Suma summarum jest to kwota z reguły parę groszy wyższa niż kwota samego wadium. Ale UWAGA: jeżeli oferent, który wygrał przetarg uchylił się od podpisania umowy, lub umowa ta nie została podpisana z przyczyn leżących pod jego stronie - Zamawiający nie zwróci wadium! Niestety, ale czasami tak się zdarza, a wynika to z faktu, że Oferent chcąc wygrać daje najniższą cenę nie analizując dokładnie wszystkiego, a dopiero kiedy dochodzi do podpisania umowy przeprowadza szczegółową analizę kosztów, szacuje swoje moce, zaczyna praktycznie zastanawiać się nad postanowieniami umowy itp. Efekt jest tego taki, że woli się wycofać niż mieć problemy na etapie realizacji usługi. Ale jeżeli wpłacił wadium, to wadium to w tym przypadku nie zostanie mu zwrócone. Drugą najczęstszą przyczyną niezwrócenia wadium Oferentowi jest fakt, że na wezwanie Zamawiającego do uzupełnienia dokumentów, Oferent nie zareagował, nie przesłał nowych dokumentów, wyjaśnień itp, jednym słowem nie zrobił nic - to również jest podstawa do zatrzymania wadium przez Zamawiającego.

Jaka stawka za duplikat?

Zlecający tłumaczenie przysięgłe może potrzebować więcej kopii takiego tłumaczenia. Dodatkowe egzemplarze tłumaczenia przysięgłego to inaczej poświadczona kopia tłumaczenia, odpis tłumaczenia lub właśnie duplikat. Stawki za duplikaty tłumaczenia przysięgłego nie są uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego. Oznacza to, że tłumacze wykonując duplikat tłumaczenia na żądanie sądu, prokuratora, Policji lub organów administracji publicznej nie mogą żądać z tego tytułu zapłaty.

Jednak praktyka w kontaktach z podmiotami gospodarczymi (biura tłumaczeń, firmy) lub klientami indywidualnymi jest bardziej korzystna dla tłumaczy przysięgłych. Z reguły stawka określona jest procentowo pomiędzy 10 a 50%. Co prawda w przypadku przetargów nie ma co liczyć na połowę stawki podstawowej, ale 20% to więcej niż nic.

Termin oddania tłumaczenia - niedziela

O tym, że tłumacze ustni lekko nie mają i muszą pracować również w soboty i niedziele już pisałem. Może ulży im trochę fakt, że dotyczy to również tłumaczy pisemnych, jak i obsługi biura tłumaczeń.

Powyższy zapis oznacza, że pomiędzy piątkiem, a poniedziałkiem są trzy dni pracy zarówno tłumacza, jak i weryfikatora, jak i obsługi biura, która musi przesłać tłumaczenie do Zleceniodawcy. Sprawa będzie tym trudniejsza, jeżeli termin oddania tłumaczenia przypadnie na przykład na niedzielę, na godzinę 12.00. Tylko solidni tłumacze i sprawna organizacja mogą zapewnić Zleceniodawcy rzetelność, a Wykonawcy względny spokój.

Zabezpieczenie wykonania umowy

Zdarza się, że Zleceniodawca oprócz różnych innych form zabezpieczenia się przed ewentualnymi błędami w tłumaczeniu, żąda jeszcze przed rozpoczęciem zadania konkretnego zabezpieczenia finansowego. Pisaliśmy o tym już w poście: Bat na Wykonawcę? Na szczęście tego typu warunki występują bardzo rzadko.

Warto jednak pamiętać, że zabezpieczenia tego typu, o ile Zamawiający nie zastrzega sobie inaczej, mogą być wnoszone nie tylko w pieniądzu, ale również i w innych formach. Informuje o tym powyższy przykład odpowiedzi Zamawiającego na pytanie Oferenta.

Dodatkowe kwalifikacje tłumacza

Przygotowując przetarg Zamawiający określa warunki, jakie musi spełnić Oferent, by jego oferta w ogóle była brana pod uwagę. Warunki te Zamawiający określa według własnego uznania w sposób bardziej ogólny lub szczegółowy. W warunkach tych mogą znaleźć się dokładne wymagania dotyczące samych tłumaczy i zaświadczeń, które muszą oni przedstawić na potwierdzenie spełniania tych warunków:

Nie można wykluczyć, że Zamawiający organizuje co prawda przetarg nieograniczony, jednak ma na uwadze pewne osoby, który szczególnie predestynowane są do podjęcia się tłumaczenia, bo ilu tłumaczy jest w stanie spełnić na przykład poniższe warunki:

Wymóg dodatkowych kwalifikacji tłumacza może być ujęty w sposobie obliczenia punktów służących do porównania ofert:

Ile znaków liczy strona?

W przypadku tłumaczeń pisemnych praktycznie zawsze jednostką obliczeniową jest 1 strona. Jest to wygodne dla Wykonawcy, gdyż podaje on cenę za stronę, jest to również wygodne dla Zleceniodawcy, gdyż łatwo obliczyć ostateczną kwotę tłumaczenia. Aby to jednak dobrze funkcjonowało niezbędnym jest precyzyjne określenie co obie strony rozumieją pod pojęciem jednej strony. Ze względu na brak normatywności tego pojęcia musi to zostać precyzyjnie określone w umowie. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych nie ma żadnych rozbieżności - jedna strona to 1125 znaków. Pewna dowolność istnieje w przypadku tłumaczeń nieuwierzytelnionych, gdzie wielkość strony obliczeniowej może narzucić Zamawiający. Najczęściej przyjmuje się, że jedna strona obejmuje 1800, czasami 1600 znaków ze spacjami. Ale trzeba uważać i uważnie czytać umowy!

Tylko prześlizgnięcie się wzrokiem po powyższych przykładach może spowodować katastrofalne straty w przypadku dużej ilości tłumaczeń. Czasami specyfika tekstów przekazywanych przez Zamawiającego do tłumaczenia może powodować precyzyjniejsze określenie które znaki są zaliczane do strony obliczeniowej, a które nie:

Dodatkowym problemem jest określenie sytuacji, w której znaków jest mniej niż ustalona strona obliczeniowa czyli np. mniej niż 1800. Najczęściej przyjmuje się połowę stawki za stronę obliczeniową jeżeli zawiera ona mniej niż połowę ustalonej liczby znaków:

Ale, uwaga: zgodnie z rozporządzeniem ministra sprawiedliwości w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego stronę rozpoczętą liczy się za całą. Dzielenie więc jednej strony tłumaczenia przysięgłego na pół strony obliczeniowej nie może mieć zastosowania w rozliczeniach bezpośrednio pomiędzy Zamawiającym jako instytucji publicznej a tłumaczem przysięgłym. Również z tego powodu poniższe zasady są bardziej fair:

Odwołanie tłumaczenia

Zdarzyć się oczywiście może, że tłumaczenie ustne zostanie odwołane. Sytuację taką przewidują czasami również Zamawiający, którzy w umowie zastrzegają sobie do tego prawo. Jednak umowa konstruowana jednostronnie ma na celu ochronę jedynie Zamawiającego.

Z powyższego przykładu jasno wynika, że tłumaczenie ustne wcześniej umówione na np. godzinę 9.00 może zostać odwołane nawet do godziny 21.00 dnia poprzedniego bez ponoszenia przez Zamawiającego żadnych kosztów. Odwołanie takiego tłumaczenia po godz. 21.00 oznacza zadośćuczynienie dla tłumacza w wysokości jednogodzionowej stawki. Kompletnie nie bierze się pod uwagę faktu, że tłumacz musi się przygotować do tłumaczenia, że musi dojechać, że rezerwuje czas dla danego Zamawiającego, być może odwołując inne tłumaczenia.

Teksty pisane gotykiem

Czasami problem może stanowić sposób zapisu tekstu oryginalnego. Współczesne teksty przekazywane drogą elektroniczną lub papierową zapisywane są  z reguły w jednej z popularnych czcionek np. Times New Roman czy Arial. Czasami mogą być stosowane czcionki ozdobne, które jednak nie powinny stanowić problemu w odczycie. Jednak jedną z dawniej popularnych form zapisu jest tzw. pismo gotyckie w kilku odmianach: szwabacha, fraktura, rotunda czy bastarda.

Obecnie gotyckie odmiany kroju pisma stosowane są rzadko, gdyż dla niewprawionego czytelnika stanowiły by pewien problem. Tłumacz z wykształceniem filologicznym nie powinien mieć z nimi problemu, ale doświadczenie jest na pewno wskazane.
Niestety taki zapis jak powyżej implikuje inne niebezpieczeństwo, o którym Zamawiający nie wspomina. Chodzi mianowicie o fakt, że dawne kroje pisma stosowane były w minionych wiekach. Pół biedy jeżeli chodzi o teksty z przełomu XIX i XX wieku. Jeżeli jednak będą to np. starodruki to wówczas nawet tekst w języku ojczystym może stanowić wyzwanie dla niejednego tłumacza. Nie mówiąc o czasie tłumaczenia, który na pewno będzie dłuższy.

Tłumaczenia dla wydawnictw z numerem ISSN lub ISBN

O tym jak ważne jest gromadzenie swojego portfolio tłumaczeniowego nie trzeba przekonywać ani tłumaczy ani biur tłumaczeń. Ważnymi elementami w tym portfolio mogą okazać się tłumaczenia dla wydawnictw, które posiadają numer ISSN - International Standard Serial Number, nadawany czasopismom lub ISBN - International Standard Book Numer dla książek.

Jeżeli posiadamy prawa autorskie do tłumaczenia, to z pewnością będziemy wiedzieli, czy, kiedy i gdzie dany artykuł zostanie opublikowany. A to trzeba sobie skrzętnie zanotować, bo na pewno się przyda.

Niestety jednak w przetargach problematyka praw autorskich jest traktowana mówiąc łagodnie po macoszemu. Zamawiający często nie rozróżnia tłumaczeń umów czy korespondencji od tłumaczeń artykułów przeznaczonych do publikacji. Tracą za tym zarówno tłumacze, biura tłumaczeń, jak i same artykuły, które często nie nabierają właściwego szlifu korekty i redakcji wydawniczej (nie tłumaczeniowej).

[Tłumaczenia pisemne]

Jest angielski i angielski

Jak wiadomo język angielski jest językiem urzędowym w ponad 60 krajach. Z co najmniej kilkunastu krajów mogą pochodzić tłumacze, dla których angielski będzie językiem ojczystym i rzeczywiście będą oni native-speakerami języka angielskiego. Dla Zamawiającego czasami może być ważne jaką konkretnie odmianą języka angielskiego dany tłumacz włada.

Oczywiście najpopularniejsza jest odmiana brytyjska, jednak w powyższym przykładzie zostało to explicite zastrzeżone. I nawet nie chodzi tu o odmianę samego języka, a o pochodzenie tłumacza.
Trzeba więc na to zwrócić uwagę, by tłumacz nie okazał się Kanadyjczykiem, Amerykaninem, Nowo Zelandczykiem, Australijczykiem. A nie wiadomo jak by to było z obywatelem Irlandii (Eire).

Warunek udziału - zaświadczenia z US i ZUS

Każde biuro tłumaczeń chcące startować w przetargu musi spełnić określone warunki, które nie spowodują jego wykluczenia jeszcze przed analizą oferty. Warunki te określa Zamawiający w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Zamawiający coraz rzadziej stosują ten warunek, jednak może się on pojawić: zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z opłacaniem podatków oraz zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu wszelkich wymaganych składek. Ważnym jest przy tym, by pamiętać, że zaświadczeń takich nie dostaniemy od ręki. Trzeba złożyć w obu urzędach odpowiedni wniosek, dodatkowo w US wnieść opłatę oraz poczekać co najmniej kilka dni na odpowiedź. Trzeba więc dość szybko po ogłoszeniu przetargu zająć się załatwianiem tych dokumentów.

Brak poufności może drogo kosztować

Zachowanie poufności w stosunku do wszelkich dokumentów, tekstów i informacji przekazywanych przez klienta biuru tłumaczeń lub tłumaczowi powinno być absolutnie przestrzegane w każdej sytuacji. Niezależnie od tego, czy klient lub Zleceniodawca w jakiś specjalny sposób o to zabiega, czy nie. Aby biuro tłumaczeń było wiarygodne i godne zaufania musi przestrzegać określonych procedur i w żadnym razie nie może sobie pozwolić na wypłynięcie jakichkolwiek informacji o kliencie i jego zleceniu.

Naturalnym jest, że klient czasami przekazuje do tłumaczenia dane lub informacje wrażliwe dla swojej firmy lub instytucji. Może wtedy żądać zawarcia osobnej umowy dotyczącej poufności i ochrony danych. Umowa taka może również obejmować ewentualną karę za jej niedotrzymanie. Warto, by tłumacze pracujący nad takim zleceniem mieli nie tylko tego świadomość, ale również zobligowani zostali do zachowania absolutnej ostrożności i tajemnicy. Dla dobra wszystkich.

Zbieraj referencje!

Standardową procedurą niemal w każdym przetargu jest żądanie Zamawiającego dostarczenia mu referencji lub protokołów odbioru usługi, które mają potwierdzać doświadczenie Wykonawcy i jego umiejętność podjęcia się zlecenia. Z reguły Zamawiający żąda dwóch-trzech takich zaświadczeń z ostatnich dwóch-trzech lat.

W powyższym przykładzie mamy jednak sytuację, kiedy ilość owych referencji może odegrać kluczową rolę przy ocenie oferty. Nie pozostaje nam nic innego, tylko zbierać referencje i protokoły - zawsze mogą się przydać.

Tłumacz musi być właściwie ubrany

Tłumacze ustni realizują swoje zadania w różny sposób, zależnie od charakteru spotkania i wymagań Zleceniodawcy. W kontekście odpowiedniego stroju tłumacza ważnym jest fakt, czy będzie on tłumaczył schowany w kabinie czy na przykład na scenie danego wydarzenia. A może też zdarzyć się sytuacja mieszana, kiedy tłumacz tłumaczy zarówno kabinowo jak i konsekutywnie na scenie. Bezdyskusyjnym jest fakt, że każda sytuacja wymaga od tłumacza stroju godnie reprezentującego branżę tłumaczeniową jak również samego Zleceniodawcę czy Biuro Tłumaczeń.

Im wyższa ranga, specyficzny charakter spotkania lub wyższa wartość medialna wydarzenia Zleceniodawcy bardziej może zależeć na odpowiednim stroju tłumacza. Fakt ten może podkreślić w karach umownych umieszczonych w umowie. Warto ze Zleceniodawcą dokładnie określić co rozumie przez "odpowiedni strój", by nie było w tym względzie rozbieżnych ocen.

Poczta szyfrowana certyfikatem

Kidy Zleceniodawca zleca do tłumaczenia teksty wymagające uwierzytelnienia przez tłumacza przysięgłego, to oczywiście niezbędnym jest dostarczenie takich tłumaczeń w formie papierowej z pieczęcią tłumacza przysięgłego.
Najczęściej jednak Zleceniodawcy zlecają do tłumaczenia teksty niewymagające uwierzytelnienia przez tłumacza przysięgłego. Wtedy również najczęściej tłumaczenie wystarczy wysłać pocztą elektroniczną. Bywa jednak, że standardowe ustawienia programu pocztowego nie wystarczą.

Jak w powyższym przykładzie tłumacz lub biuro tłumaczeń powinno posiadać również przynajmniej niekwalifikowany certyfikat zapewniający skutecznie szyfrowanie poczty elektronicznej.
[Biuro Tłumaczeń Lemon]

Przetarg multijęzykowy

Tłumaczenia na ile języków może dotyczyć przetarg? Oczywiście nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń. Bywa tak, że Zamawiający dzieli przetarg na kilka części np. według języków i dopuszcza możliwość wzięcia udziału tylko w wybranej części. Często jednak przetarg dotyczy tłumaczeń na wiele wybranych języków. W tej sytuacji trzeba mieć świadomość zapewnienia tłumaczenia również w językach rzadkich lub egzotycznych.

Zdarzyć się może, jak w przykładzie powyżej, że ani Zamawiający, ani tym bardziej Oferent nie wie do końca na jakie języki trzeba będzie realizować tłumaczenie. Jednak cenowe oszacowanie takiej oferty nie jest łatwe i może rodzić przykre niespodzianki w przyszłości.

Ale jak widać taką sytuację można potraktować bardziej uczciwie.

Ogólnikowy wykaz doświadczenia

Jednym z elementów oferty przetargowej jest wykazanie doświadczenia przez Wykonawcę. Zamawiający z reguły precyzyjnie określa co powinien zawierać taki wykaz by spełniał warunki dopuszczenia do przetargu. Bywa, że Wykonawca nazbyt ogólnie przedstawi swoje doświadczenie. Wtedy może zostać wezwany przez Zamawiającego do uzupełnienia swojej oferty.

Oferentowi nie pozostaje nic innego tylko uszczegółowić swoją ofertę zgodnie z uwagami w wezwaniu do uzupełnienia oferty.

Klient korporacyjny

Wśród wymagań, jakie Zamawiający stawia Wykonawcy niemal zawsze jest konieczność zaświadczenia o prawidłowym zrealizowaniu podobnych usług dla innych podmiotów. Najczęściej chodzi o wykazanie się realizacją podobnych tłumaczeń w danych językach na określoną kwotę dla określonej liczby podmiotów. Niewątpliwie ważnym jest przy tym solidna i szczegółowa ewidencja wszystkich wykonanych usług. Bywa jednak, że Zamawiający ma nietypowe wymagania:

Zamawiający nie tylko określił rodzaj usług i okres ich wykonania, ale również dał warunek dla kogo te usługi miały zostać wykonane. No cóż, jak widać przy prowadzeniu ewidencji usług tłumaczeniowych trzeba mieć również dobre rozeznanie w charakterze klienta, dla którego pracujemy.

Tryb superekspresowy

Czasami przystępując do przetargu trzeba mieć dobrze zorganizowany zespół tłumaczy mogący niemal w każdej chwili przystąpić do pracy. Bywa, że Zleceniodawca określa różne rodzaje czasowego trybu tłumaczenia. Najczęściej chodzi o tłumaczenia zwykłe i ekspresowe. Czasami może wystąpić tryb superekspresowy.

W przypadku takiego trybu superekspresowego ważnym jest, by zawsze mieć odpowiednich i wolnych tłumaczy "pod ręką", gdyż trudno wyobrazić sobie gwałtowne szukanie tłumaczy na kilka godzin przed planowanym oddaniem tłumaczenia.

[KL]

Bat na Wykonawcę?

Fakt, że Zamawiający całkowicie samodzielnie konstruuje umowę i dba wyłącznie o jednostronne zabezpieczenie realizacji zlecenia jest niekorzystne dla Wykonawcy. Startując do przetargu musi on złożyć deklarację, że akceptuje postanowienia przedstawionej umowy.
Oczywiście umowę trzeba zawsze dokładnie przeczytać, tym bardziej że mogą znaleźć się tam informacje niezwykle ważne dla Wykonawcy, a niepublikowane w SIWZ.

5% w przypadku 5000 to 250 zł. Jednak w przypadku 100 tys to 5 tys, a przy 2 mln Wykonawca musi zamrozić aż 100 tys zł. I to z góry, bez względu na to jak wysoką jakość świadczy Wykonawca. A przecież w umowie i tak wyszczególnione są kary za niewywiązanie się ze zobowiązania.

[KL]

Tłumaczenia także w niedziele i święta

Przygotowując się do przetargu trzeba naturalnie dokładnie przeczytać SIWZ czyli Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Ich integralną częścią jest umowa, którą Wykonawca zawrze z Zamawiającym. Ważnym jest jednak, by tę umowę dokładnie przeczytać, bo czasami znajdują się w niej postanowienia nigdzie indziej nie wymienione.

W powyższym fragmencie umowy mamy informację o tym, kiedy Zamawiający będzie mógł zamówić usługę tłumaczenia ustnego. Powyższe prawa Zamawiającego są niezwykle ważne w przypadku kalkulacji ceny przetargowej, gdyż naturalnym jest, że dostępność i gotowość do pracy tłumaczy ustnych w niedzielę i święta będzie znacznie bardziej ograniczona niż w dni robocze.

[KL]
[www.lemonbt.pl]