Kopie dokumentów w przetargu

Przystępując do przetargu zobowiązani jesteśmy do przekazania Zamawiającemu różnego rodzaju dokumentów. Oczywiście dokumenty te nie składamy w formie oryginału, gdyż tę zachowujemy dla siebie. Zamawiającemu przesyłamy jedynie kserokopię/wydruk z obowiązkową adnotacją, że jest ona zgodna z oryginałem. Ważnym jest przy tym, by kopie te były dobrej jakości, tak by Zamawiający nie miał wątpliwości co do ich treści.

Zamawiający na pewno sprawdzi każdy dokument/kopię/wydruk dokumentu, szczególnie pod kątem zgodności z warunkami przetargu. Jeżeli złożone dokumenty będą nieczytelne, to Zamawiający nie będzie mógł ich jednoznacznie zweryfikować. Oznacza to, że nie będzie mógł zaakceptować takiego dokumentu. W korzystnym układzie Zamawiający będzie żądać uzupełnienia dokumentów, co oznacza że będziemy mogli dosłać lepszą kopię. Może się jednak tak zdarzyć, że na wszelkie uzupełnienia będzie już za późno, lub będą one niemożliwe. Wtedy nieuznanie przez Zamawiającego jakiegoś dokumentu może spowodować naszą porażkę lub wykluczenie z przetargu.

Potwierdzenie kopii oryginału

Zamawiający żądając od Oferenta dokumentów zawsze dopuszcza ich dwie formy. Możemy wysyłać dokumenty w formie oryginału lub w formie kopii. Oryginałów praktycznie nigdy nie wysyłamy, bo są dla nas zbyt cenne. Pozostaje zrobienie kopii dokumentów. Ale zawsze wysyłając kopie musimy poświadczyć ją za zgodność z oryginałem. Poświadczenia może dokonać osoba uprawniona do reprezentowania Oferenta. Może to być osoba składająca ofertę lub reprezentant np. spółki. Ważnym jest, by Zamawiający nie miał wątpliwości co do odpowiedzialności osoby poświadczającej kopię zarówno w stosunku do Oferenta jak i Zamawiającego. Czyli żadna przypadkowa osoba to być nie może, a odpowiedzialność / uprawnienia tej osoby muszą wynikać z przedłożonych dokumentów.

Gdyby się zdarzyło, że Oferent wyśle kopie oryginałów nie poświadczonych, Zamawiający wezwie go do uzupełnienia dokumentów. Oferent chcący w dalszym ciągu uczestniczyć w przetargu musi dostarczyć Zamawiającemu właściwe dokumenty. Jeżeli Oferent tego nie zrobi, to Zamawiający zmuszony jest wykluczyć go z postępowania przetargowego.

Rażąco niska cena

W wyniku złożonych ofert może się okazać, że jedna z nich jest zdecydowanie niższa od pozostałych. W takiej sytuacji możemy mieć do czynienia z tzw. rażąco niską ceną. Jeżeli Oferent wezwany do wyjaśnień nie będzie w stanie przekonująco uzasadnić zaproponowanej przez siebie ceny, jego oferta zostanie odrzucona.

Jak dokładnie należy rozumieć pojęcie rażąco niskiej ceny możemy prześledzić na konkretnym przykładzie, który idealnie do tego się nadaje, gdyż przetarg na zlecenie Zamawiającego prowadzony był przez jedną z warszawskich kancelarii radców prawnych.

Przede wszystkim trzeba powiedzieć, że nie ma jakiejś jednej ceny, która mogłaby być przyjęta za punkt odniesienia. Każdy przypadek Zamawiający, na którym ciąży obowiązek oceny wszystkich ofert, musi traktować indywidualnie zgodnie z wymogami danego przetargu. Zamawiający może powziąć podejrzenia, że dana oferta zawiera rażąco niską cenę, jeżeli badana oferta jest zdecydowanie niższa niż rynkowa wartość dla danego typu zamówienia. Nasuwa się jednak pytanie co oznacza pojęcie "zdecydowanie niższa". Kancelaria przytacza w tej kwestii wyrok Krajowej Izby Odwoławczej, który określa znamiona "rażąco niskiej ceny" jako ponad 30-procentową różnicę pomiędzy badaną ofertą, a ofertą z drugą w kolejności ceną. Z kolei w innym wyroku Izba przytoczyła praktykę obowiązującą w Unii Europejskiej, gdzie procedura wyjaśniająca niską cenę rozpoczyna się jeżeli podejrzana oferta odbiega o 10% od średniej ceny grupy ofert o zbliżonych cenach lub o 20% od wartości szacunkowej zamówienia.

W naszym konkretnym przypadku pewne biuro tłumaczeń zaoferowało cenę o 37% niższą od kolejnej oferty, która z kolei nie odbiegała cenowo od następnych.

Dodatkowo zaoferowana cena jest o niemal 50% niższa niż szacunkowa cena zamówienia wynikająca z rozeznania rynku przez Zamawiającego.

Uwzględniając powyższe zależności cenowe Zamawiający wezwał Oferenta do wyjaśnień czyli do uzasadnienia zaoferowanej przez siebie ceny. Oferent nie był w stanie rzetelnie uzasadnić swojej ceny, powoływał się na inne przetargi, które wygrał, i na referencje od innych instytucji. Zamawiający poprzez prowadzącą przetarg kancelarię nie uznał tych wyjaśnień za wiarygodne w odniesieniu do przedmiotowego przetargu i odrzucił ofertę jako spełniającą przesłanki rażąco niskiej ceny.

Niestarannie przygotowana oferta

Standardowym wymogiem Zamawiającego jest konieczność przygotowania Wykazu usług z ostatnich 2-3 lat spełniających wymogi zamówienia i oczywiście dołączenia do Wykazu poświadczeń ich rzetelnego wykonania. Całość wydaje się prosta, jednak jak zawsze wymagana jest duża staranność przy kompletowaniu Wykazu i stosownych dokumentów. Poniższy przykład ilustruje niezgodność Wykazu usług z dołączonymi zaświadczeniami ich rzekomego wykonania. Efektem tego braku staranności jest wykluczenie Oferenta z przetargu.

Zamawiający jak widać skrupulatnie porównał Wykaz usług i dołączone dokumenty mające poświadczać ich wykonanie. Jednak doszukał się wielu nieścisłości. Chodzi przede wszystkim o fakt, że w Wykazie usług zostały wymienione inne usługi niż wynikałoby to z dołączonych dokumentów. Nieścisłości dotyczą zarówno zakresu usług jak i dat ich wykonania. Oferent prawdopodobnie popełnił błąd i albo do Wykazu usług wpisał nie te usługi, które być powinny, albo dołączył nie te dokumenty, które powinien. Dodatkowo Oferent nie odpowiedział na wezwanie Zamawiającego do wyjaśnienia nieścisłości i tym samym sam wyeliminował się z przetargu.

Omyłki rachunkowe

Mimo dołożenia wszelkich starań może się zdarzyć, że w ofercie znajdą się różnego rodzaju błędy czy pomyłki. Oczywiście jakiekolwiek błędy i wynikające z nich konsekwencje są tylko i wyłącznie winą Oferenta, który składa pod ofertą swój podpis. Istnieje jednak pewien rodzaj błędów, które Zamawiający może samodzielnie poprawić, bez konieczności wzywania Oferenta do wyjaśnień.

Błędami tymi są tzw. omyłki rachunkowe, omyłki pisarskie oraz inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. W powyższym przykładzie Zamawiający sam dokonał poprawek oczywistych omyłek rachunkowych, wynikających z błędnych zaokrągleń i błędnych działań mnożenia.

Zmiana ceny oferty

Może się tak zdarzyć, że dopiero po złożeniu oferty cenowej zauważymy błędy w wypełnionych formularzach. Dopóki nie nastąpiło otwarcie ofert możemy nanieść jeszcze odpowiednie zmiany. Musimy to zrobić poprzez ponowne wysłanie właściwych formularzy z adnotacją "zmiana". Ta adnotacja jest o tyle ważna, że jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Nie może więc być wątpliwości, że chodzi o zmianę już przekazanej oferty, a nie o drugą ofertę.

Jednak, kiedy upłynął już termin złożenia ofert, nie mamy możliwości nanoszenia żadnych zmian, a nasza oferta jest wiążąca. Powyższy przykład dotyczy sytuacji, w której Zamawiający uznał, że zwycięska oferta może zawierać rażąco niską cenę. W związku z tym zwrócił się on do Oferenta z prośbą o wyjaśnienia. Oferent nie próbował wyjaśniać swojej ceny, lecz stwierdził, że nastąpiła pomyłka w cenie. Ze względu na fakt, że termin złożenia ofert już minął i oferty zostały otwarte, Oferent nie mógł dokonywać żadnych zmian w tabeli wyceny. Oferent nie kwestionował również domniemania, że cena jego oferty nosi znamiona rażąco niskiej, a jego w tym względzie pomyłka nie mogła zostać poprawiona. Zamawiający uznał więc, że cena Oferenta jest rażąco niska i odrzucił jego ofertę.

Ogólnikowy wykaz doświadczenia

Jednym z elementów oferty przetargowej jest wykazanie doświadczenia przez Wykonawcę. Zamawiający z reguły precyzyjnie określa co powinien zawierać taki wykaz by spełniał warunki dopuszczenia do przetargu. Bywa, że Wykonawca nazbyt ogólnie przedstawi swoje doświadczenie. Wtedy może zostać wezwany przez Zamawiającego do uzupełnienia swojej oferty.

Oferentowi nie pozostaje nic innego tylko uszczegółowić swoją ofertę zgodnie z uwagami w wezwaniu do uzupełnienia oferty.