Dokumenty muszą zgadzać się z wykazem

Niemal w każdym przetargu Zamawiający żądają od Oferentów przedstawienia wykazu usług z ostatnich 2-3 lat odpowiadających określonym warunkom. Na przykład: tłumaczenia pisemne, język rosyjski na kwotę min. 3000 zł. Wykaz ten ma poświadczyć doświadczenie Oferenta dotyczącego danej usługi. Ale do wykazu usług Zamawiający zwykle żąda dołączenia dokumentów poświadczających właściwe wykonanie owych usług. Mogą to być referencje czy protokoły odbioru.

Należy pamiętać o tym, by wykaz usług zgadzał się z dołączonymi dokumentami. Do każdej usługi wymienionej w wykazie powinny być dołączone odpowiednie zaświadczenia. I odwrotnie, do każdego zaświadczenia musi być wpisana usługa w wykazie usług. W powyższym przykładzie Oferent dołączył więcej zaświadczeń o wykonanych usługach niż wpisał w wykazie usług. Ze względów formalnych Zamawiający nie mógł ich uznać, gdyż nie zostały one wpisane do wykazu usług. Referencje czy protokoły odbioru wystawia nam podmiot zewnętrzny, natomiast wykaz usług sporządzany jest przez Oferenta. Jeżeli sam Oferent nie wpisuje danych usług do wykazu, to trudno by Zamawiający je uznawał. Nawet jeżeli to tylko nasze niedopatrzenie.

Różnica pomiędzy najtańszą a najdroższą ofertą

Zamawiający przed ogłoszeniem przetargu zobowiązany jest do przeprowadzenia badania rynku. Jest to konieczne, aby miał on świadomość jakie środki powinien przeznaczyć na realizację tłumaczeń. Dodatkowo szacunkowa wartość zamówienia może mu pomóc w ocenie ofert, np. w przypadku oferty noszącej znamiona rażąco niskiej ceny. Wartość tłumaczeń ujęta jest w poniższym przykładzie jako Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT).

Oferenci jednak mogą absolutnie dowolnie określać cenę swojej oferty, kierując się jedynie własnymi kosztami i przewidywalnymi zyskami.

Walka toczy się o zaoferowanie możliwie najniższej ceny, ale takiej, która zapewni zysk i zagwarantuje odpowiednią jakość tłumaczenia. Jej wysokość nie ma jednak ograniczeń i może być dowolna. Na powyższym przykładzie widać, że różnica pomiędzy najniższą ceną (12 tys), a ceną najwyższą (46,1 tys) jest prawie czterokrotna. Oferta z najniższą ceną została jednak odrzucona. Wygrała oferta z ceną 12,9 tys, która i tak jest trzy i pół krotnie niższa od ceny najwyższej.

Zmiana ceny oferty

Może się tak zdarzyć, że dopiero po złożeniu oferty cenowej zauważymy błędy w wypełnionych formularzach. Dopóki nie nastąpiło otwarcie ofert możemy nanieść jeszcze odpowiednie zmiany. Musimy to zrobić poprzez ponowne wysłanie właściwych formularzy z adnotacją "zmiana". Ta adnotacja jest o tyle ważna, że jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Nie może więc być wątpliwości, że chodzi o zmianę już przekazanej oferty, a nie o drugą ofertę.

Jednak, kiedy upłynął już termin złożenia ofert, nie mamy możliwości nanoszenia żadnych zmian, a nasza oferta jest wiążąca. Powyższy przykład dotyczy sytuacji, w której Zamawiający uznał, że zwycięska oferta może zawierać rażąco niską cenę. W związku z tym zwrócił się on do Oferenta z prośbą o wyjaśnienia. Oferent nie próbował wyjaśniać swojej ceny, lecz stwierdził, że nastąpiła pomyłka w cenie. Ze względu na fakt, że termin złożenia ofert już minął i oferty zostały otwarte, Oferent nie mógł dokonywać żadnych zmian w tabeli wyceny. Oferent nie kwestionował również domniemania, że cena jego oferty nosi znamiona rażąco niskiej, a jego w tym względzie pomyłka nie mogła zostać poprawiona. Zamawiający uznał więc, że cena Oferenta jest rażąco niska i odrzucił jego ofertę.

Kryterium jakości

Zdecydowanie największa liczba przetargów posługuje się jedynie kryterium ceny przy wyborze najlepszej oferty. Czyli oferta, która spełniła wszelkie wymogi formalne i okazała się być najtańsza - wygrywa. Czasami jednak Zleceniodawcy wprowadzają kryterium jakości, które obejmuje ok. 30% punktów, jakie można uzyskać za złożoną ofertę. O ile jednak w przypadku ceny sprawa jest prosta i łatwo porównywalna, to kwestia jakości stanowi dużo większy problem.

Dlatego Zleceniodawca organizując przetarg musi określić również zasady, jakimi będzie się kierował oceniając kryterium jakości. Po pierwsze, aby móc oceniać jakość tłumaczenia Zleceniodawca musi przygotować próbki tekstów. Po drugie musi dokładnie wskazać ile punktów i za co można zdobyć przekazując próbne tłumaczenie. W praktyce chodzi oczywiście o "punkty karne" czyli punkty, które są odejmowane za występujące w tekście tłumaczenia błędy. Powyższy skan przedstawia przykład takiej punktacji.

Wadium w przetargu

W niektórych przetargach jednym z warunków wzięcia w nim udziału jest konieczność wniesienia wadium. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów istnieją różne kwoty, od których żądanie wadium jest obowiązkowe. Różnice te zależne są od rodzaju instytucji, formy przetargu czy samego zamówienia. Generalnie najniższą kwotą jest 134 tys euro czyli ponad pół miliona zł szacowanego zamówienia. Przetargi na tłumaczenia bardzo rzadko osiągają aż tak wysokie kwoty, więc często Zamawiający odstępuje od warunku wniesienia wadium. Ale z drugiej strony ma on zawsze prawo do ustalenia wadium, które nie może być wyższe niż 3% szacunkowej wartości zamówienia netto.

 
Co jest istotne dla oferenta? Przede wszystkim terminowe wniesienie wadium. Najczęstszą formą jest wpłata na konto Zamawiającego odpowiedniej kwoty. W tym wypadku liczy się data wpływu na konto Zamawiającego, więc trzeba pieniądze przelewać odpowiednio wcześniej.
Wszyscy oferenci, którzy wnieśli wadium otrzymają je z powrotem, nawet z odsetkami wynikającymi ze stawek dla danego konta Zamawiającego jednak pomniejszone o koszty prowadzenia konta i prowizji za przelew. Suma summarum jest to kwota z reguły parę groszy wyższa niż kwota samego wadium. Ale UWAGA: jeżeli oferent, który wygrał przetarg uchylił się od podpisania umowy, lub umowa ta nie została podpisana z przyczyn leżących pod jego stronie - Zamawiający nie zwróci wadium! Niestety, ale czasami tak się zdarza, a wynika to z faktu, że Oferent chcąc wygrać daje najniższą cenę nie analizując dokładnie wszystkiego, a dopiero kiedy dochodzi do podpisania umowy przeprowadza szczegółową analizę kosztów, szacuje swoje moce, zaczyna praktycznie zastanawiać się nad postanowieniami umowy itp. Efekt jest tego taki, że woli się wycofać niż mieć problemy na etapie realizacji usługi. Ale jeżeli wpłacił wadium, to wadium to w tym przypadku nie zostanie mu zwrócone. Drugą najczęstszą przyczyną niezwrócenia wadium Oferentowi jest fakt, że na wezwanie Zamawiającego do uzupełnienia dokumentów, Oferent nie zareagował, nie przesłał nowych dokumentów, wyjaśnień itp, jednym słowem nie zrobił nic - to również jest podstawa do zatrzymania wadium przez Zamawiającego.

Jaka stawka za duplikat?

Zlecający tłumaczenie przysięgłe może potrzebować więcej kopii takiego tłumaczenia. Dodatkowe egzemplarze tłumaczenia przysięgłego to inaczej poświadczona kopia tłumaczenia, odpis tłumaczenia lub właśnie duplikat. Stawki za duplikaty tłumaczenia przysięgłego nie są uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego. Oznacza to, że tłumacze wykonując duplikat tłumaczenia na żądanie sądu, prokuratora, Policji lub organów administracji publicznej nie mogą żądać z tego tytułu zapłaty.

Jednak praktyka w kontaktach z podmiotami gospodarczymi (biura tłumaczeń, firmy) lub klientami indywidualnymi jest bardziej korzystna dla tłumaczy przysięgłych. Z reguły stawka określona jest procentowo pomiędzy 10 a 50%. Co prawda w przypadku przetargów nie ma co liczyć na połowę stawki podstawowej, ale 20% to więcej niż nic.

Termin oddania tłumaczenia - niedziela

O tym, że tłumacze ustni lekko nie mają i muszą pracować również w soboty i niedziele już pisałem. Może ulży im trochę fakt, że dotyczy to również tłumaczy pisemnych, jak i obsługi biura tłumaczeń.

Powyższy zapis oznacza, że pomiędzy piątkiem, a poniedziałkiem są trzy dni pracy zarówno tłumacza, jak i weryfikatora, jak i obsługi biura, która musi przesłać tłumaczenie do Zleceniodawcy. Sprawa będzie tym trudniejsza, jeżeli termin oddania tłumaczenia przypadnie na przykład na niedzielę, na godzinę 12.00. Tylko solidni tłumacze i sprawna organizacja mogą zapewnić Zleceniodawcy rzetelność, a Wykonawcy względny spokój.

Zabezpieczenie wykonania umowy

Zdarza się, że Zleceniodawca oprócz różnych innych form zabezpieczenia się przed ewentualnymi błędami w tłumaczeniu, żąda jeszcze przed rozpoczęciem zadania konkretnego zabezpieczenia finansowego. Pisaliśmy o tym już w poście: Bat na Wykonawcę? Na szczęście tego typu warunki występują bardzo rzadko.

Warto jednak pamiętać, że zabezpieczenia tego typu, o ile Zamawiający nie zastrzega sobie inaczej, mogą być wnoszone nie tylko w pieniądzu, ale również i w innych formach. Informuje o tym powyższy przykład odpowiedzi Zamawiającego na pytanie Oferenta.