Tłumacz z dostępem do informacji niejawnych

Wśród instytucji organizujących przetargi na tłumaczenia są również takie, które mogą przetwarzać informacje tajne. Wówczas tłumacze, którzy mieliby kontakt z takimi informacjami muszą posiadać certyfikat bezpieczeństwa uprawniający ich do dostępu do takich informacji.

Biura Tłumaczeń, które chciałyby skorzystać z usług takich tłumaczy, muszą w postępowaniu przetargowym przedstawić zaświadczenia o stosownych uprawnieniach swoich tłumaczy. Uprawnienia takie mogą dotyczyć informacji opatrzonych klauzulami zastrzeżone/poufne, tajne lub ściśle tajne. Teoretycznie każdy tłumacz może otrzymać odpowiednie uprawnienia, musi jedynie przejść weryfikację dającą gwarancję zachowania tajemnicy oraz odbyć szkolenie dotyczące ochrony informacji niejawnych.

Potwierdzenie kopii oryginału

Zamawiający żądając od Oferenta dokumentów zawsze dopuszcza ich dwie formy. Możemy wysyłać dokumenty w formie oryginału lub w formie kopii. Oryginałów praktycznie nigdy nie wysyłamy, bo są dla nas zbyt cenne. Pozostaje zrobienie kopii dokumentów. Ale zawsze wysyłając kopie musimy poświadczyć ją za zgodność z oryginałem. Poświadczenia może dokonać osoba uprawniona do reprezentowania Oferenta. Może to być osoba składająca ofertę lub reprezentant np. spółki. Ważnym jest, by Zamawiający nie miał wątpliwości co do odpowiedzialności osoby poświadczającej kopię zarówno w stosunku do Oferenta jak i Zamawiającego. Czyli żadna przypadkowa osoba to być nie może, a odpowiedzialność / uprawnienia tej osoby muszą wynikać z przedłożonych dokumentów.

Gdyby się zdarzyło, że Oferent wyśle kopie oryginałów nie poświadczonych, Zamawiający wezwie go do uzupełnienia dokumentów. Oferent chcący w dalszym ciągu uczestniczyć w przetargu musi dostarczyć Zamawiającemu właściwe dokumenty. Jeżeli Oferent tego nie zrobi, to Zamawiający zmuszony jest wykluczyć go z postępowania przetargowego.

Wyjaśnienia dotyczące specyfikacji

Może się zdarzyć, że Oferent po przeczytaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia będzie miał pytania czy wątpliwości dotyczące interpretacji poszczególnych zapisów. Zamawiający ma obowiązek umożliwić mu kontakt ze sobą i określić sposób zadawania pytań.

Ważnym przy tym jest, by pamiętać o terminach. Nasze pytania musimy zadać Zamawiającemu maksymalnie do połowy okresu pomiędzy ogłoszeniem przetargu a terminem złożenia ofert. Jeżeli np. przetarg ogłoszony został w piątek, a termin składania ofert upływa po 6 dniach, to oznacza że najpóźniej w poniedziałek Oferent musi przekazać Zamawiającemu swoje pytania. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że zdecydowania warto zadawać pytania, gdyż nie wszystkie zapisy w SIWZ są dobrze sformułowane, czasami rodzą różne możliwości interpretacji, a czasami nie wszystko zawarte jest w SIWZ. Należy więc dopytać o warunki przetargu lub usługi. Wyjaśnienia jakie otrzymamy pozwolą nam lepiej przygotować ofertę lub zrezygnować ze startu w przypadku niesatysfakcjonujących odpowiedzi.