Żmudne kompletowanie danych

Im większy jest zakres przetargu, tym oczywiście więcej trzeba będzie poświęcić czasu na skompletowanie wszelkich dokumentów i przygotowanie dokumentacji przetargowej. Jednym z zadań, który może nastręczyć dużo problemów i zabrać dużo czasu, jest przygotowanie Zamawiającemu pełnej listy tłumaczy wraz z odpowiednią dokumentacją.

W powyższym przetargu należy przygotować listę 51 tłumaczy, którzy będą zaangażowani przy wykonywaniu zamówienia, w tym 16 z grupy językowej A, 25 z grupy językowej B i 10 z grupy językowej C. Dodatkowo Oferent musi wykazać kwalifikacje zawodowe poszczególnych tłumaczy oraz ich doświadczenie. Skompletowanie takiej listy jest niezwykle trudne, a czas zebrania danych i wypełniania tabel można liczyć w godzinach.

Omyłki rachunkowe

Mimo dołożenia wszelkich starań może się zdarzyć, że w ofercie znajdą się różnego rodzaju błędy czy pomyłki. Oczywiście jakiekolwiek błędy i wynikające z nich konsekwencje są tylko i wyłącznie winą Oferenta, który składa pod ofertą swój podpis. Istnieje jednak pewien rodzaj błędów, które Zamawiający może samodzielnie poprawić, bez konieczności wzywania Oferenta do wyjaśnień.

Błędami tymi są tzw. omyłki rachunkowe, omyłki pisarskie oraz inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. W powyższym przykładzie Zamawiający sam dokonał poprawek oczywistych omyłek rachunkowych, wynikających z błędnych zaokrągleń i błędnych działań mnożenia.

Protokół z wyboru oferty

W przypadku przetargów, w których Zamawiający postanowił przyznawać punkty za poszczególne składowe części przetargu przydatnym może być sporządzenie protokołu z wyboru oferty.

Powyższy przykład ilustruje przetarg dotyczący tłumaczeń na 4 języki. Jednak każdy z języków podzielony został na 4 części składowe oferty: 1. cena tłumaczenia zwykłego 2. cena tłumaczenia przysięgłego 3. czas tłumaczenia zwykłego 4. czas tłumaczenia przysięgłego. Dało to w sumie aż 16 elementów, które podlegały punktacji i składały się na punktację końcową. W protokole mamy 10 Oferentów i ich pozycję w danym elemencie w znaczeniu 10 punktów - pierwsze miejsce, 1 punkt - miejsce ostatnie. Przy czym miejsca ex aequo punktowane było identycznie. Jak widać zwycięzca klasyfikacji końcowej otrzymał 150 punktów na 160 możliwych. Najgorszy wynik to 88. Przeliczanie ceny i czasu tłumaczenia na punkty pozwala Oferentowi łatwo i mechanicznie dokonać wyboru najlepszej dla siebie oferty, choć oczywiście waga tych punktów może być różna.

Dojazd na miejsce tłumaczenia

W przypadku tłumaczeń ustnych, tłumacz musi dojechać na miejsce tłumaczenia. Jeżeli mieszka w tym samym mieście, to nie ma problemu. Czasami jednak musi on dojechać na miejsce tłumaczenia kilkanaście lub kilkadziesiąt kilometrów. Właściwe oszacowanie kosztów takiego tłumaczenia ważne jest dla wszystkich stron: dla Zamawiającego, dla tłumacza i dla biura tłumaczeń.

Z powyższego przykładu wynika, że Zamawiający pokrywa koszty dojazdu tłumacza dopiero od odległości 50 km od siedziby Zamawiającego. Aby rzetelnie oszacować wartość takiego dojazdu trzeba mieć dokładne dane o ilości tłumaczeń "wyjazdowych" i ich lokalizacji. Koszty 10 przejazdów na odległość 40 km tam i z powrotem będą wynikać z przebycia łącznie 800 km drogi czy to samochodem czy np. środkami lokomocji. Ani tłumacz, ani biuro tłumaczeń nie miałoby zamiaru finansować takich przejazdów z własnej kieszeni. A wrzucenie ich w koszty tłumaczenia będzie zależeć od ich ilości i lokalizacji.

Prościej jest w powyższym przykładzie z tłumaczeniami zlokalizowanymi powyżej 50 km od siedziby Zamawiającego, gdyż wtedy Zamawiający zgadza się na zastosowanie stawek wynikających z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury, które są z góry wiadome.

Droższe tłumaczenie na angielski

Zamawiający z reguły przyjmuje najniższą cenę jako kryterium wyboru najlepszej oferty. Może się jednak zdarzyć, że rodzaje poszczególnych tłumaczeń będą nieco inaczej punktowane czyli będą miały inną wagę:

W powyższym przykładzie cena oferty rozbita jest na dwa kryteria: cena za tłumaczenie na język angielski i cena na tłumaczenie z języka angielskiego. Zdecydowanie większą wagę Zamawiający nadał tłumaczeniom na język angielski, bo aż ponad dwukrotnie większą niż z języka angielskiego. Oznacza to, że walka o najniższą cenę całej oferty będzie toczyć się głównie w obrębie ceny za tłumaczenia na język angielski. Jest to szczególnie ważne dla Oferentów, którzy standardowo nie rozróżniają cenowo kierunku tłumaczeń, gdyż tak zbudowane kryteria zachęcają do zastosowania odmiennych cen i skupieniu się na cenie za tłumaczenia na język angielski