Kopie dokumentów w przetargu

Przystępując do przetargu zobowiązani jesteśmy do przekazania Zamawiającemu różnego rodzaju dokumentów. Oczywiście dokumenty te nie składamy w formie oryginału, gdyż tę zachowujemy dla siebie. Zamawiającemu przesyłamy jedynie kserokopię/wydruk z obowiązkową adnotacją, że jest ona zgodna z oryginałem. Ważnym jest przy tym, by kopie te były dobrej jakości, tak by Zamawiający nie miał wątpliwości co do ich treści.

Zamawiający na pewno sprawdzi każdy dokument/kopię/wydruk dokumentu, szczególnie pod kątem zgodności z warunkami przetargu. Jeżeli złożone dokumenty będą nieczytelne, to Zamawiający nie będzie mógł ich jednoznacznie zweryfikować. Oznacza to, że nie będzie mógł zaakceptować takiego dokumentu. W korzystnym układzie Zamawiający będzie żądać uzupełnienia dokumentów, co oznacza że będziemy mogli dosłać lepszą kopię. Może się jednak tak zdarzyć, że na wszelkie uzupełnienia będzie już za późno, lub będą one niemożliwe. Wtedy nieuznanie przez Zamawiającego jakiegoś dokumentu może spowodować naszą porażkę lub wykluczenie z przetargu.

Umiejętności językowe to za mało

Tłumacze ustni są w stanie bardzo dobrze się zaprezentować jeżeli posiadają doskonałe umiejętności językowe, świetny warsztat tłumaczeniowy, są dobrze przygotowani merytorycznie do tematu spotkania, są w dobrej kondycji psychicznej i fizycznej i ewentualnie posiadają stosowną do spotkania aparycję. Bywa jednak, że i te wszystkie przymioty mogą okazać się niewystarczające...

Czasami klient ze względu na specyfikę tłumaczenia lub grupy odbiorców może mieć dodatkowe życzenia dotyczące tłumacza.

Jest to więc już rolą biura tłumaczeń, aby desygnując danego tłumacza do zadania uwzględnić z jednej strony potrzeby Klienta, a z drugiej dodatkowe atuty samego tłumacza, które akuratnie w danym zleceniu mogą być ogromną wartością dodaną.

Bo przecież fakt posiadania danych cech charakterologicznych nie jest żadną wadą lecz zaletą. Pod warunkiem, że umie się je odpowiednio wykorzystać.

Kiedy korekta jest tłumaczeniem

Podstawowym zadaniem tłumacza jest tłumaczenie tekstów czyli przekład z jednego języka na drugi. Zdarzają się jednak tacy Zamawiający np. placówki naukowe, których pracownicy władają względnie dobrze językiem obcym. Ich znajomość języka jest być może do bieżących kontaktów wystarczająca, jednak w przypadku poważniejszych tekstów zlecają oni korektę napisanych/przetłumaczonych przez siebie tekstów. To czy korekta takiego tekstu będzie prosta czy nie - zależy od jego jakości językowej. W przypadku kiepsko napisanego tekstu, jego korekta będzie uciążliwa i długotrwała. Korektor może mieć wrażenie, że łatwiej byłoby tekst przetłumaczyć niż go ulepszać.

Istnieje wtedy pytanie, kiedy korekta staje się już pracą równą niemal tłumaczeniu. Dobrze, kiedy Zamawiający zdaje sobie z tego sprawę i w umowie określi z Wykonawcą granicę pomiędzy korektą a tłumaczeniem. Jest to o tyle ważne, że korekta jest standardowo niżej wyceniana niż tłumaczenie.

Przedłużenie terminu związania ofertą

Przystępując do przetargu i wysyłając naszą ofertę wyrażamy jednocześnie zgodę na to, że nasza oferta ważna jest przez 30 dni. Termin związania ofertą rozpoczyna się wraz z terminem złożenia ofert. Może się jednak zdarzyć, że Zamawiający nie będzie w stanie w tym czasie rozstrzygnąć postępowania i wskazać zwycięzcę przetargu. W tej sytuacji Zamawiający może zwrócić się do Oferentów z prośbą o przedłużenie ważności oferty na maksymalnie 60 dni.

Zamawiający musi taką prośbę wystosować na co najmniej 3 dni przed upływem terminu ważności oferty. Oferent nie ma jednak obowiązku przedłużania ważności swojej oferty. Jeżeli tego nie zrobi to wycofuje z przetargu swoją ofertę. Jeżeli wcześniej wpłacił wadium, to Zamawiający ma obowiązek mu go zwrócić.

Dzień przyjęcia zlecenia

W przypadku umów ramowych dokładnie określa się tryb tłumaczeń, a w szczególności ilość stron, która powinna być zrealizowana w danym trybie. Szczególnie ważne są ustalenia dotyczące tłumaczeń ekspresowych. Zlecającemu najbardziej w tym wypadku zależy na czasie, ale oczywiście chce mieć zachowaną jakość tłumaczenia. W poniższej umowie określony został tryb ekspresowy jako tłumaczenie do 3 stron w ciągu 3 godzin lub 4-10 stron w ciągu maksymalnie 12 godzin.

Do czasu tłumaczenia nie wlicza się sobót i niedziel oraz innych dni ustawowo wolnych od pracy, jednak zgodnie z pkt. 16 wliczany jest dzień, w którym nastąpiło przyjęcie zlecenia. Jest to o tyle ważne, że w tym przypadku umowny koniec dnia roboczego ustalony został na godzinę 18.00. Przyjęcie więc o godz. 17.00 zlecenia przetłumaczenia 10 stron o oznacza oddanie tłumaczenia również najpóźniej o godz. 17.00 dnia następnego. Dla przyjmującego zlecenie ważnym jest więc koordynacja gotowości tłumacza, by mógł on zmieścić się w wyznaczonym terminie.

Pamięć tłumaczenia

O tym, że startując w przetargu trzeba dokładnie czytać wzór umowy, niejednokrotnie już pisałem. Często w umowie znajdują się zapisy nie wyszczególnione w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Tylko w umowie zapisane jest żądanie Zamawiającego do wyeksportowania i przekazania mu zasobów pamięci tłumaczeniowych w formatach kompatybilnych z programami CAT. Nieczęsty to warunek Zamawiającego, ale podpisanie takiej umowy oznacza konieczność jego spełnienia.

Sprzęt wliczony w tłumaczenie ustne

Jednym z błędów osób organizujących przetargi na tłumaczenia jest niewyszczególnienie wynajmu sprzętu do tłumaczeń symultanicznych, a w zamian za to wliczenie go w cenę godziny tłumaczenia ustnego. Pozornie takie rozwiązanie wydaje się korzystne dla organizującego przetarg, gdyż ma mniej parametrów do oceny i nie musi precyzować o jaki sprzęt chodzi, w jakiej ilości itp. Interesuje go tylko dobre wykonanie tłumaczenia, a jeżeli trzeba to z odpowiednim sprzętem. Jednak dla biura tłumaczeń takie wrzucenie wszystkiego do jednego worka musi rodzić pytania o to, jak wycenić godzinę czy blok tłumaczenia ustnego, tym bardziej jeżeli zawieramy umowę czasową, a nie na konkretne wydarzenie tłumaczeniowe. Najlepszym rozwiązaniem jest wtedy zwrócenie się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienia.

Niestety odpowiedź nie zawsze będzie satysfakcjonująca. Już sam fakt połączenia tłumaczenia ze sprzętem świadczył o pewnej niewiedzy Zamawiającego, który chciał iść na skróty. A odpowiedź, z której wynika że w cenę tłumaczenia należy wliczyć 1 lub 2 kabiny oraz 6 do 50 słuchawek/multifonów niewiele pomaga Oferentowi w skalkulowaniu atrakcyjnej ceny. To czy weźmiemy udział w przetargu czy nie, i jak skalkulujemy cenę (raczej maksymalnie niż minimalnie) zależy już od nas, bo Oferent bardziej nam nie pomoże. Powinien on jednak lepiej przemyśleć strukturę zamówienia i precyzyjniej określić swoje potrzeby.

Biuro tłumaczeń nie chcąc dokładać do realizowanych tłumaczeń skalkuluje cenę uwzględniając maksymalne wartości. Taka cena nie będzie oczywiście korzystna dla Zamawiającego, który jest w stanie jeszcze w umowie zaznaczyć pewną opcję:

Zamawiający może określić kto zapewnia sprzęt czy biuro tłumaczeń czy Zamawiający zapewne korzystając z innego przetargu wyłącznie na sprzęt. To rozwiązanie jest neutralne dla biura tłumaczeń jeżeli cena za wynajem sprzętu określona jest osobno. Jeżeli jednak nie, to Zamawiający każdorazowo musi sobie kalkulować co mu się bardziej opłaca. Tak czy inaczej szkoda czasu i nerwów - lepiej od razu dobrze zdiagnozować swoje potrzeby i właściwie przeprowadzić przetarg.