Kopie dokumentów w przetargu

Przystępując do przetargu zobowiązani jesteśmy do przekazania Zamawiającemu różnego rodzaju dokumentów. Oczywiście dokumenty te nie składamy w formie oryginału, gdyż tę zachowujemy dla siebie. Zamawiającemu przesyłamy jedynie kserokopię/wydruk z obowiązkową adnotacją, że jest ona zgodna z oryginałem. Ważnym jest przy tym, by kopie te były dobrej jakości, tak by Zamawiający nie miał wątpliwości co do ich treści.

Zamawiający na pewno sprawdzi każdy dokument/kopię/wydruk dokumentu, szczególnie pod kątem zgodności z warunkami przetargu. Jeżeli złożone dokumenty będą nieczytelne, to Zamawiający nie będzie mógł ich jednoznacznie zweryfikować. Oznacza to, że nie będzie mógł zaakceptować takiego dokumentu. W korzystnym układzie Zamawiający będzie żądać uzupełnienia dokumentów, co oznacza że będziemy mogli dosłać lepszą kopię. Może się jednak tak zdarzyć, że na wszelkie uzupełnienia będzie już za późno, lub będą one niemożliwe. Wtedy nieuznanie przez Zamawiającego jakiegoś dokumentu może spowodować naszą porażkę lub wykluczenie z przetargu.

Potwierdzenie kopii oryginału

Zamawiający żądając od Oferenta dokumentów zawsze dopuszcza ich dwie formy. Możemy wysyłać dokumenty w formie oryginału lub w formie kopii. Oryginałów praktycznie nigdy nie wysyłamy, bo są dla nas zbyt cenne. Pozostaje zrobienie kopii dokumentów. Ale zawsze wysyłając kopie musimy poświadczyć ją za zgodność z oryginałem. Poświadczenia może dokonać osoba uprawniona do reprezentowania Oferenta. Może to być osoba składająca ofertę lub reprezentant np. spółki. Ważnym jest, by Zamawiający nie miał wątpliwości co do odpowiedzialności osoby poświadczającej kopię zarówno w stosunku do Oferenta jak i Zamawiającego. Czyli żadna przypadkowa osoba to być nie może, a odpowiedzialność / uprawnienia tej osoby muszą wynikać z przedłożonych dokumentów.

Gdyby się zdarzyło, że Oferent wyśle kopie oryginałów nie poświadczonych, Zamawiający wezwie go do uzupełnienia dokumentów. Oferent chcący w dalszym ciągu uczestniczyć w przetargu musi dostarczyć Zamawiającemu właściwe dokumenty. Jeżeli Oferent tego nie zrobi, to Zamawiający zmuszony jest wykluczyć go z postępowania przetargowego.