Walka ceną

Dla Zamawiającego często jedynym warunkiem do wyboru danej oferty jest najniższa cena. Kiedy nie ma innych kryteriów Oferentom nie pozostaje nic innego tylko maksymalnie obniżać ceny za swoje usługi licząc, że konkurencja da więcej. Prowadzi to często do tzw. dumpingu.

Może być coś gorszego niż najniższa cena

Tyle mówi się o tym, by odejść od sytuacji, kiedy o wygraniu przetargu decyduje wyłącznie najniższa cena. Myśli się przy tym, że często najniższa cena oznacza również najniższą jakość. W związku z tym by znaleźć dobrą korelację pomiędzy ceną a jakością coraz częściej wpływ na wybór Oferenta mają dodatkowe czynniki jak np. doświadczenie, referencje itp. Jednak niektórzy chyba opacznie rozumieją odejście od jedynego kryterium wyboru według ceny. Pewien Zamawiający pomyślał, że skoro nie tylko cena ma się liczyć, to niech liczy się również usługa bez ceny czyli za darmo!!!!!

Sprzęt wliczony w tłumaczenie ustne

Jednym z błędów osób organizujących przetargi na tłumaczenia jest niewyszczególnienie wynajmu sprzętu do tłumaczeń symultanicznych, a w zamian za to wliczenie go w cenę godziny tłumaczenia ustnego. Pozornie takie rozwiązanie wydaje się korzystne dla organizującego przetarg, gdyż ma mniej parametrów do oceny i nie musi precyzować o jaki sprzęt chodzi, w jakiej ilości itp. Interesuje go tylko dobre wykonanie tłumaczenia, a jeżeli trzeba to z odpowiednim sprzętem. Jednak dla biura tłumaczeń takie wrzucenie wszystkiego do jednego worka musi rodzić pytania o to, jak wycenić godzinę czy blok tłumaczenia ustnego, tym bardziej jeżeli zawieramy umowę czasową, a nie na konkretne wydarzenie tłumaczeniowe. Najlepszym rozwiązaniem jest wtedy zwrócenie się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienia.

Niestety odpowiedź nie zawsze będzie satysfakcjonująca. Już sam fakt połączenia tłumaczenia ze sprzętem świadczył o pewnej niewiedzy Zamawiającego, który chciał iść na skróty. A odpowiedź, z której wynika że w cenę tłumaczenia należy wliczyć 1 lub 2 kabiny oraz 6 do 50 słuchawek/multifonów niewiele pomaga Oferentowi w skalkulowaniu atrakcyjnej ceny. To czy weźmiemy udział w przetargu czy nie, i jak skalkulujemy cenę (raczej maksymalnie niż minimalnie) zależy już od nas, bo Oferent bardziej nam nie pomoże. Powinien on jednak lepiej przemyśleć strukturę zamówienia i precyzyjniej określić swoje potrzeby.

Biuro tłumaczeń nie chcąc dokładać do realizowanych tłumaczeń skalkuluje cenę uwzględniając maksymalne wartości. Taka cena nie będzie oczywiście korzystna dla Zamawiającego, który jest w stanie jeszcze w umowie zaznaczyć pewną opcję:

Zamawiający może określić kto zapewnia sprzęt czy biuro tłumaczeń czy Zamawiający zapewne korzystając z innego przetargu wyłącznie na sprzęt. To rozwiązanie jest neutralne dla biura tłumaczeń jeżeli cena za wynajem sprzętu określona jest osobno. Jeżeli jednak nie, to Zamawiający każdorazowo musi sobie kalkulować co mu się bardziej opłaca. Tak czy inaczej szkoda czasu i nerwów - lepiej od razu dobrze zdiagnozować swoje potrzeby i właściwie przeprowadzić przetarg.

Rażąco niska cena

W wyniku złożonych ofert może się okazać, że jedna z nich jest zdecydowanie niższa od pozostałych. W takiej sytuacji możemy mieć do czynienia z tzw. rażąco niską ceną. Jeżeli Oferent wezwany do wyjaśnień nie będzie w stanie przekonująco uzasadnić zaproponowanej przez siebie ceny, jego oferta zostanie odrzucona.

Jak dokładnie należy rozumieć pojęcie rażąco niskiej ceny możemy prześledzić na konkretnym przykładzie, który idealnie do tego się nadaje, gdyż przetarg na zlecenie Zamawiającego prowadzony był przez jedną z warszawskich kancelarii radców prawnych.

Przede wszystkim trzeba powiedzieć, że nie ma jakiejś jednej ceny, która mogłaby być przyjęta za punkt odniesienia. Każdy przypadek Zamawiający, na którym ciąży obowiązek oceny wszystkich ofert, musi traktować indywidualnie zgodnie z wymogami danego przetargu. Zamawiający może powziąć podejrzenia, że dana oferta zawiera rażąco niską cenę, jeżeli badana oferta jest zdecydowanie niższa niż rynkowa wartość dla danego typu zamówienia. Nasuwa się jednak pytanie co oznacza pojęcie "zdecydowanie niższa". Kancelaria przytacza w tej kwestii wyrok Krajowej Izby Odwoławczej, który określa znamiona "rażąco niskiej ceny" jako ponad 30-procentową różnicę pomiędzy badaną ofertą, a ofertą z drugą w kolejności ceną. Z kolei w innym wyroku Izba przytoczyła praktykę obowiązującą w Unii Europejskiej, gdzie procedura wyjaśniająca niską cenę rozpoczyna się jeżeli podejrzana oferta odbiega o 10% od średniej ceny grupy ofert o zbliżonych cenach lub o 20% od wartości szacunkowej zamówienia.

W naszym konkretnym przypadku pewne biuro tłumaczeń zaoferowało cenę o 37% niższą od kolejnej oferty, która z kolei nie odbiegała cenowo od następnych.

Dodatkowo zaoferowana cena jest o niemal 50% niższa niż szacunkowa cena zamówienia wynikająca z rozeznania rynku przez Zamawiającego.

Uwzględniając powyższe zależności cenowe Zamawiający wezwał Oferenta do wyjaśnień czyli do uzasadnienia zaoferowanej przez siebie ceny. Oferent nie był w stanie rzetelnie uzasadnić swojej ceny, powoływał się na inne przetargi, które wygrał, i na referencje od innych instytucji. Zamawiający poprzez prowadzącą przetarg kancelarię nie uznał tych wyjaśnień za wiarygodne w odniesieniu do przedmiotowego przetargu i odrzucił ofertę jako spełniającą przesłanki rażąco niskiej ceny.

Omyłki rachunkowe

Mimo dołożenia wszelkich starań może się zdarzyć, że w ofercie znajdą się różnego rodzaju błędy czy pomyłki. Oczywiście jakiekolwiek błędy i wynikające z nich konsekwencje są tylko i wyłącznie winą Oferenta, który składa pod ofertą swój podpis. Istnieje jednak pewien rodzaj błędów, które Zamawiający może samodzielnie poprawić, bez konieczności wzywania Oferenta do wyjaśnień.

Błędami tymi są tzw. omyłki rachunkowe, omyłki pisarskie oraz inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. W powyższym przykładzie Zamawiający sam dokonał poprawek oczywistych omyłek rachunkowych, wynikających z błędnych zaokrągleń i błędnych działań mnożenia.

Dojazd trzeba wliczyć w cenę

W przypadku tłumaczeń ustnych obecność jednego lub więcej tłumaczy na miejscu tłumaczenia jest niezbędna. Oznacza to zawsze konieczność dojazdu tłumaczy do miejsca swojej pracy. Zdarza się czasami, że tłumacze mogą "zabrać się" z osobami, których wystąpienia będą tłumaczyć, częściej jednak organizacja i opłata za dojazd na miejsce tłumaczenia leży po stronie tłumacza i/lub biura tłumaczeń.

To samo dotyczy pobytu na miejscu, który trwać może czasami dwa lub więcej dni. Dla biura tłumaczeń przygotowującego ofertę rodzi to konieczność wkalkulowania w cenę tłumaczenia również tych dodatkowych kosztów. Jeżeli miejsce pracy tłumaczy jest w mieście/miastach, w których dane biuro dysponuje tłumaczami ustnymi z danego języka to problem w zasadzie nie istnieje, bo wszystko jest na miejscu. Jeżeli jednak tłumacze muszą gdzieś dojechać i tam przenocować - to oczywiście niezbędnym jest dobra logistyka i wcześniejsza analiza kosztów dodatkowych. Niewłaściwe oszacowanie tych kosztów może fatalnie odbić się na ofercie (może być dużo droższa od konkurencyjnych ofert), na realizacji zamówienia (zbyt późna logistyka i analiza kosztów może negatywnie odbić się na tłumaczach lub Zamawiającym) lub na potencjalnych zyskach (niedoszacowanie kosztów dodatkowych może spowodować brak zysku i inne wynikające z tego kłopoty).

Różnica pomiędzy najtańszą a najdroższą ofertą

Zamawiający przed ogłoszeniem przetargu zobowiązany jest do przeprowadzenia badania rynku. Jest to konieczne, aby miał on świadomość jakie środki powinien przeznaczyć na realizację tłumaczeń. Dodatkowo szacunkowa wartość zamówienia może mu pomóc w ocenie ofert, np. w przypadku oferty noszącej znamiona rażąco niskiej ceny. Wartość tłumaczeń ujęta jest w poniższym przykładzie jako Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT).

Oferenci jednak mogą absolutnie dowolnie określać cenę swojej oferty, kierując się jedynie własnymi kosztami i przewidywalnymi zyskami.

Walka toczy się o zaoferowanie możliwie najniższej ceny, ale takiej, która zapewni zysk i zagwarantuje odpowiednią jakość tłumaczenia. Jej wysokość nie ma jednak ograniczeń i może być dowolna. Na powyższym przykładzie widać, że różnica pomiędzy najniższą ceną (12 tys), a ceną najwyższą (46,1 tys) jest prawie czterokrotna. Oferta z najniższą ceną została jednak odrzucona. Wygrała oferta z ceną 12,9 tys, która i tak jest trzy i pół krotnie niższa od ceny najwyższej.

Zmiana ceny oferty

Może się tak zdarzyć, że dopiero po złożeniu oferty cenowej zauważymy błędy w wypełnionych formularzach. Dopóki nie nastąpiło otwarcie ofert możemy nanieść jeszcze odpowiednie zmiany. Musimy to zrobić poprzez ponowne wysłanie właściwych formularzy z adnotacją "zmiana". Ta adnotacja jest o tyle ważna, że jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Nie może więc być wątpliwości, że chodzi o zmianę już przekazanej oferty, a nie o drugą ofertę.

Jednak, kiedy upłynął już termin złożenia ofert, nie mamy możliwości nanoszenia żadnych zmian, a nasza oferta jest wiążąca. Powyższy przykład dotyczy sytuacji, w której Zamawiający uznał, że zwycięska oferta może zawierać rażąco niską cenę. W związku z tym zwrócił się on do Oferenta z prośbą o wyjaśnienia. Oferent nie próbował wyjaśniać swojej ceny, lecz stwierdził, że nastąpiła pomyłka w cenie. Ze względu na fakt, że termin złożenia ofert już minął i oferty zostały otwarte, Oferent nie mógł dokonywać żadnych zmian w tabeli wyceny. Oferent nie kwestionował również domniemania, że cena jego oferty nosi znamiona rażąco niskiej, a jego w tym względzie pomyłka nie mogła zostać poprawiona. Zamawiający uznał więc, że cena Oferenta jest rażąco niska i odrzucił jego ofertę.