Walka ceną

Dla Zamawiającego często jedynym warunkiem do wyboru danej oferty jest najniższa cena. Kiedy nie ma innych kryteriów Oferentom nie pozostaje nic innego tylko maksymalnie obniżać ceny za swoje usługi licząc, że konkurencja da więcej. Prowadzi to często do tzw. dumpingu.

Może być coś gorszego niż najniższa cena

Tyle mówi się o tym, by odejść od sytuacji, kiedy o wygraniu przetargu decyduje wyłącznie najniższa cena. Myśli się przy tym, że często najniższa cena oznacza również najniższą jakość. W związku z tym by znaleźć dobrą korelację pomiędzy ceną a jakością coraz częściej wpływ na wybór Oferenta mają dodatkowe czynniki jak np. doświadczenie, referencje itp. Jednak niektórzy chyba opacznie rozumieją odejście od jedynego kryterium wyboru według ceny. Pewien Zamawiający pomyślał, że skoro nie tylko cena ma się liczyć, to niech liczy się również usługa bez ceny czyli za darmo!!!!!

Minimum 38 stron dziennie

Wśród wymagań dotyczących Oferentów mogą być też takie, które dotyczą szybkości i wydajności tłumaczenia. Jeżeli Zamawiającemu zależy na tym, by w możliwie krótkim czasie przetłumaczyć możliwie dużo stron, może on określić odpowiednie wymogi w ogłoszonym przez siebie przetargu.

W powyższym przykładzie widać, że cena oferty stanowi maksymalnie 50%, natomiast drugie 50% punktów można otrzymać za zadeklarowanie największej liczby stron, jakie Oferent jest w stanie przetłumaczyć i dostarczyć Zamawiającemu w ciągu 24 godzin. Przy czym Zamawiający określił minimum, jakiego oczekuje od Oferentów czyli 38 stron dziennie.

Zamówienie z wolnej ręki

"Zamówienie z wolnej ręki" to wyjątkowy tryb udzielenia zamówienia. Nie jest to oficjalne ogłoszenie przetargu, w którym startować może każdy. Nie jest to więc tryb uwzględniający konkurencyjność ofert i oferentów. Na zamówienie z wolnej ręki Zamawiający zdecydować może się tylko w wyjątkowych przypadkach. Najczęściej jest to sytuacja, kiedy zamówienie w sposób rzetelny i terminowy wykonać może tylko jeden Wykonawca. Oczywiście Zamawiający musi mieć twarde argumenty, że tak jest naprawdę. W przypadku tłumaczeń najczęściej chodzi o firmę, która wygrała przetarg w postępowaniu przetargowym, ale Zamawiający ma dodatkowe zlecenie, które powinno lub musi wykonać to samo biuro tłumaczeń lub tłumacz. Ofertę Wykonawcy zastępują wówczas pertraktacje, mające na celu wspólne ustalenie warunków wykonania Zlecenia.

W powyższym przykładzie chodzi o tłumaczenia w języku dari (perskim) dla Wojska Polskiego. Zamawiający wybór trybu z wolnej ręki uzasadnił niemożliwością terminowej realizacji zadania w przypadku zastosowania klasycznego przetargu. Dlatego zamówienie skierował tylko do jednego Wykonawcy, z którym ustalił cenę wykonania zlecenia.

Rażąco niska cena

W wyniku złożonych ofert może się okazać, że jedna z nich jest zdecydowanie niższa od pozostałych. W takiej sytuacji możemy mieć do czynienia z tzw. rażąco niską ceną. Jeżeli Oferent wezwany do wyjaśnień nie będzie w stanie przekonująco uzasadnić zaproponowanej przez siebie ceny, jego oferta zostanie odrzucona.

Jak dokładnie należy rozumieć pojęcie rażąco niskiej ceny możemy prześledzić na konkretnym przykładzie, który idealnie do tego się nadaje, gdyż przetarg na zlecenie Zamawiającego prowadzony był przez jedną z warszawskich kancelarii radców prawnych.

Przede wszystkim trzeba powiedzieć, że nie ma jakiejś jednej ceny, która mogłaby być przyjęta za punkt odniesienia. Każdy przypadek Zamawiający, na którym ciąży obowiązek oceny wszystkich ofert, musi traktować indywidualnie zgodnie z wymogami danego przetargu. Zamawiający może powziąć podejrzenia, że dana oferta zawiera rażąco niską cenę, jeżeli badana oferta jest zdecydowanie niższa niż rynkowa wartość dla danego typu zamówienia. Nasuwa się jednak pytanie co oznacza pojęcie "zdecydowanie niższa". Kancelaria przytacza w tej kwestii wyrok Krajowej Izby Odwoławczej, który określa znamiona "rażąco niskiej ceny" jako ponad 30-procentową różnicę pomiędzy badaną ofertą, a ofertą z drugą w kolejności ceną. Z kolei w innym wyroku Izba przytoczyła praktykę obowiązującą w Unii Europejskiej, gdzie procedura wyjaśniająca niską cenę rozpoczyna się jeżeli podejrzana oferta odbiega o 10% od średniej ceny grupy ofert o zbliżonych cenach lub o 20% od wartości szacunkowej zamówienia.

W naszym konkretnym przypadku pewne biuro tłumaczeń zaoferowało cenę o 37% niższą od kolejnej oferty, która z kolei nie odbiegała cenowo od następnych.

Dodatkowo zaoferowana cena jest o niemal 50% niższa niż szacunkowa cena zamówienia wynikająca z rozeznania rynku przez Zamawiającego.

Uwzględniając powyższe zależności cenowe Zamawiający wezwał Oferenta do wyjaśnień czyli do uzasadnienia zaoferowanej przez siebie ceny. Oferent nie był w stanie rzetelnie uzasadnić swojej ceny, powoływał się na inne przetargi, które wygrał, i na referencje od innych instytucji. Zamawiający poprzez prowadzącą przetarg kancelarię nie uznał tych wyjaśnień za wiarygodne w odniesieniu do przedmiotowego przetargu i odrzucił ofertę jako spełniającą przesłanki rażąco niskiej ceny.

Niestarannie przygotowana oferta

Standardowym wymogiem Zamawiającego jest konieczność przygotowania Wykazu usług z ostatnich 2-3 lat spełniających wymogi zamówienia i oczywiście dołączenia do Wykazu poświadczeń ich rzetelnego wykonania. Całość wydaje się prosta, jednak jak zawsze wymagana jest duża staranność przy kompletowaniu Wykazu i stosownych dokumentów. Poniższy przykład ilustruje niezgodność Wykazu usług z dołączonymi zaświadczeniami ich rzekomego wykonania. Efektem tego braku staranności jest wykluczenie Oferenta z przetargu.

Zamawiający jak widać skrupulatnie porównał Wykaz usług i dołączone dokumenty mające poświadczać ich wykonanie. Jednak doszukał się wielu nieścisłości. Chodzi przede wszystkim o fakt, że w Wykazie usług zostały wymienione inne usługi niż wynikałoby to z dołączonych dokumentów. Nieścisłości dotyczą zarówno zakresu usług jak i dat ich wykonania. Oferent prawdopodobnie popełnił błąd i albo do Wykazu usług wpisał nie te usługi, które być powinny, albo dołączył nie te dokumenty, które powinien. Dodatkowo Oferent nie odpowiedział na wezwanie Zamawiającego do wyjaśnienia nieścisłości i tym samym sam wyeliminował się z przetargu.

Protokół z wyboru oferty

W przypadku przetargów, w których Zamawiający postanowił przyznawać punkty za poszczególne składowe części przetargu przydatnym może być sporządzenie protokołu z wyboru oferty.

Powyższy przykład ilustruje przetarg dotyczący tłumaczeń na 4 języki. Jednak każdy z języków podzielony został na 4 części składowe oferty: 1. cena tłumaczenia zwykłego 2. cena tłumaczenia przysięgłego 3. czas tłumaczenia zwykłego 4. czas tłumaczenia przysięgłego. Dało to w sumie aż 16 elementów, które podlegały punktacji i składały się na punktację końcową. W protokole mamy 10 Oferentów i ich pozycję w danym elemencie w znaczeniu 10 punktów - pierwsze miejsce, 1 punkt - miejsce ostatnie. Przy czym miejsca ex aequo punktowane było identycznie. Jak widać zwycięzca klasyfikacji końcowej otrzymał 150 punktów na 160 możliwych. Najgorszy wynik to 88. Przeliczanie ceny i czasu tłumaczenia na punkty pozwala Oferentowi łatwo i mechanicznie dokonać wyboru najlepszej dla siebie oferty, choć oczywiście waga tych punktów może być różna.