Tłumacz z dostępem do informacji niejawnych

Wśród instytucji organizujących przetargi na tłumaczenia są również takie, które mogą przetwarzać informacje tajne. Wówczas tłumacze, którzy mieliby kontakt z takimi informacjami muszą posiadać certyfikat bezpieczeństwa uprawniający ich do dostępu do takich informacji.

Biura Tłumaczeń, które chciałyby skorzystać z usług takich tłumaczy, muszą w postępowaniu przetargowym przedstawić zaświadczenia o stosownych uprawnieniach swoich tłumaczy. Uprawnienia takie mogą dotyczyć informacji opatrzonych klauzulami zastrzeżone/poufne, tajne lub ściśle tajne. Teoretycznie każdy tłumacz może otrzymać odpowiednie uprawnienia, musi jedynie przejść weryfikację dającą gwarancję zachowania tajemnicy oraz odbyć szkolenie dotyczące ochrony informacji niejawnych.

Potwierdzenie kopii oryginału

Zamawiający żądając od Oferenta dokumentów zawsze dopuszcza ich dwie formy. Możemy wysyłać dokumenty w formie oryginału lub w formie kopii. Oryginałów praktycznie nigdy nie wysyłamy, bo są dla nas zbyt cenne. Pozostaje zrobienie kopii dokumentów. Ale zawsze wysyłając kopie musimy poświadczyć ją za zgodność z oryginałem. Poświadczenia może dokonać osoba uprawniona do reprezentowania Oferenta. Może to być osoba składająca ofertę lub reprezentant np. spółki. Ważnym jest, by Zamawiający nie miał wątpliwości co do odpowiedzialności osoby poświadczającej kopię zarówno w stosunku do Oferenta jak i Zamawiającego. Czyli żadna przypadkowa osoba to być nie może, a odpowiedzialność / uprawnienia tej osoby muszą wynikać z przedłożonych dokumentów.

Gdyby się zdarzyło, że Oferent wyśle kopie oryginałów nie poświadczonych, Zamawiający wezwie go do uzupełnienia dokumentów. Oferent chcący w dalszym ciągu uczestniczyć w przetargu musi dostarczyć Zamawiającemu właściwe dokumenty. Jeżeli Oferent tego nie zrobi, to Zamawiający zmuszony jest wykluczyć go z postępowania przetargowego.

Wyjaśnienia dotyczące specyfikacji

Może się zdarzyć, że Oferent po przeczytaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia będzie miał pytania czy wątpliwości dotyczące interpretacji poszczególnych zapisów. Zamawiający ma obowiązek umożliwić mu kontakt ze sobą i określić sposób zadawania pytań.

Ważnym przy tym jest, by pamiętać o terminach. Nasze pytania musimy zadać Zamawiającemu maksymalnie do połowy okresu pomiędzy ogłoszeniem przetargu a terminem złożenia ofert. Jeżeli np. przetarg ogłoszony został w piątek, a termin składania ofert upływa po 6 dniach, to oznacza że najpóźniej w poniedziałek Oferent musi przekazać Zamawiającemu swoje pytania. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że zdecydowania warto zadawać pytania, gdyż nie wszystkie zapisy w SIWZ są dobrze sformułowane, czasami rodzą różne możliwości interpretacji, a czasami nie wszystko zawarte jest w SIWZ. Należy więc dopytać o warunki przetargu lub usługi. Wyjaśnienia jakie otrzymamy pozwolą nam lepiej przygotować ofertę lub zrezygnować ze startu w przypadku niesatysfakcjonujących odpowiedzi.

Polisa OC z tytułu prowadzonej działalności

Wśród wymogów, jakie Zamawiający może określić w prowadzonym przez siebie przetargu może pojawić się konieczność przedstawienia polisy od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

W powyższym przykładzie polisa musi być opłacona co oznacza przedstawienie również dowodu opłacenia polisy. Wymóg posiadania polisy pojawia się na szczęście rzadko. I dobrze, bo polisę za 200 zł na rok wykupić może sobie każdy, a doświadczenie i referencje Oferenta powinny być dla Zamawiającego ważniejsze niż polisa od błędów zawodowych.

Rażąco niska cena

W wyniku złożonych ofert może się okazać, że jedna z nich jest zdecydowanie niższa od pozostałych. W takiej sytuacji możemy mieć do czynienia z tzw. rażąco niską ceną. Jeżeli Oferent wezwany do wyjaśnień nie będzie w stanie przekonująco uzasadnić zaproponowanej przez siebie ceny, jego oferta zostanie odrzucona.

Jak dokładnie należy rozumieć pojęcie rażąco niskiej ceny możemy prześledzić na konkretnym przykładzie, który idealnie do tego się nadaje, gdyż przetarg na zlecenie Zamawiającego prowadzony był przez jedną z warszawskich kancelarii radców prawnych.

Przede wszystkim trzeba powiedzieć, że nie ma jakiejś jednej ceny, która mogłaby być przyjęta za punkt odniesienia. Każdy przypadek Zamawiający, na którym ciąży obowiązek oceny wszystkich ofert, musi traktować indywidualnie zgodnie z wymogami danego przetargu. Zamawiający może powziąć podejrzenia, że dana oferta zawiera rażąco niską cenę, jeżeli badana oferta jest zdecydowanie niższa niż rynkowa wartość dla danego typu zamówienia. Nasuwa się jednak pytanie co oznacza pojęcie "zdecydowanie niższa". Kancelaria przytacza w tej kwestii wyrok Krajowej Izby Odwoławczej, który określa znamiona "rażąco niskiej ceny" jako ponad 30-procentową różnicę pomiędzy badaną ofertą, a ofertą z drugą w kolejności ceną. Z kolei w innym wyroku Izba przytoczyła praktykę obowiązującą w Unii Europejskiej, gdzie procedura wyjaśniająca niską cenę rozpoczyna się jeżeli podejrzana oferta odbiega o 10% od średniej ceny grupy ofert o zbliżonych cenach lub o 20% od wartości szacunkowej zamówienia.

W naszym konkretnym przypadku pewne biuro tłumaczeń zaoferowało cenę o 37% niższą od kolejnej oferty, która z kolei nie odbiegała cenowo od następnych.

Dodatkowo zaoferowana cena jest o niemal 50% niższa niż szacunkowa cena zamówienia wynikająca z rozeznania rynku przez Zamawiającego.

Uwzględniając powyższe zależności cenowe Zamawiający wezwał Oferenta do wyjaśnień czyli do uzasadnienia zaoferowanej przez siebie ceny. Oferent nie był w stanie rzetelnie uzasadnić swojej ceny, powoływał się na inne przetargi, które wygrał, i na referencje od innych instytucji. Zamawiający poprzez prowadzącą przetarg kancelarię nie uznał tych wyjaśnień za wiarygodne w odniesieniu do przedmiotowego przetargu i odrzucił ofertę jako spełniającą przesłanki rażąco niskiej ceny.

Niestarannie przygotowana oferta

Standardowym wymogiem Zamawiającego jest konieczność przygotowania Wykazu usług z ostatnich 2-3 lat spełniających wymogi zamówienia i oczywiście dołączenia do Wykazu poświadczeń ich rzetelnego wykonania. Całość wydaje się prosta, jednak jak zawsze wymagana jest duża staranność przy kompletowaniu Wykazu i stosownych dokumentów. Poniższy przykład ilustruje niezgodność Wykazu usług z dołączonymi zaświadczeniami ich rzekomego wykonania. Efektem tego braku staranności jest wykluczenie Oferenta z przetargu.

Zamawiający jak widać skrupulatnie porównał Wykaz usług i dołączone dokumenty mające poświadczać ich wykonanie. Jednak doszukał się wielu nieścisłości. Chodzi przede wszystkim o fakt, że w Wykazie usług zostały wymienione inne usługi niż wynikałoby to z dołączonych dokumentów. Nieścisłości dotyczą zarówno zakresu usług jak i dat ich wykonania. Oferent prawdopodobnie popełnił błąd i albo do Wykazu usług wpisał nie te usługi, które być powinny, albo dołączył nie te dokumenty, które powinien. Dodatkowo Oferent nie odpowiedział na wezwanie Zamawiającego do wyjaśnienia nieścisłości i tym samym sam wyeliminował się z przetargu.

Żmudne kompletowanie danych

Im większy jest zakres przetargu, tym oczywiście więcej trzeba będzie poświęcić czasu na skompletowanie wszelkich dokumentów i przygotowanie dokumentacji przetargowej. Jednym z zadań, który może nastręczyć dużo problemów i zabrać dużo czasu, jest przygotowanie Zamawiającemu pełnej listy tłumaczy wraz z odpowiednią dokumentacją.

W powyższym przetargu należy przygotować listę 51 tłumaczy, którzy będą zaangażowani przy wykonywaniu zamówienia, w tym 16 z grupy językowej A, 25 z grupy językowej B i 10 z grupy językowej C. Dodatkowo Oferent musi wykazać kwalifikacje zawodowe poszczególnych tłumaczy oraz ich doświadczenie. Skompletowanie takiej listy jest niezwykle trudne, a czas zebrania danych i wypełniania tabel można liczyć w godzinach.