Formaty plików

Przyzwyczailiśmy się do tego, że tłumaczenia dostarczane i oddawane są w plikach tekstowych takich jak np. Word. Rzeczywiście zdecydowana większość tekstów nieprzysięgłych funkcjonuje w tych plikach. Programy takie wygodne są dla obu stron, są popularne i nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Czasami jednak zleceniodawca może mieć swoje oryginalne teksty w innych formatach. Może to być równie popularny excel lub różnego rodzaju programy graficzne.

W powyższym przykładzie wymienione są dwa takie programy. PSD czyli Photoshop Document oraz InDesign czyli program do obróbki DTP firmy Adobe. Przystępując do przetargu musimy mieć oczywiście świadomość, czy jesteśmy w stanie sprostać wymaganiom Zamawiającego i odsyłać mu tłumaczenia w takich formatach, w jakich przysłał nam teksty. Tym bardziej, że niektóre z takich programów mogą być płatne, nie mówiąc o umiejętności ich obsługiwania.

Kilkanaście usług to znaczy ile?

Zamawiający w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) zawsze określa warunki, jakie muszą spełniać Oferenci chcący startować w przetargu. Jednym z takich warunków jest wykaz niezbędnego doświadczenia, jakie posiada Oferent. Zamawiający często żąda, by Oferent wykazał, że wykonał 3 lub 5 lub 10... konkretnie sprecyzowanych usług pasujących do przedmiotu przetargu.

Wykonawca musi być w tym zakresie konkretny i wykazać realizację co najmniej takiej liczby usług, jaką żąda Zamawiający. Z powyższego przykładu wynika, że Zamawiający nie uznał  Oferentowi nieprecyzyjnych określeń "kilkanaście", "kilkadziesiąt" twierdząc, że nie jest to informacja spełniająca warunki przetargu. W efekcie Oferent w ze względu na jeszcze inne braki został wykluczony z przetargu. Jak więc widać w ofercie przetargowej wszelkie informacje należy formułować precyzyjnie i zgodnie z SIWZ-em.

Dojazd trzeba wliczyć w cenę

W przypadku tłumaczeń ustnych obecność jednego lub więcej tłumaczy na miejscu tłumaczenia jest niezbędna. Oznacza to zawsze konieczność dojazdu tłumaczy do miejsca swojej pracy. Zdarza się czasami, że tłumacze mogą "zabrać się" z osobami, których wystąpienia będą tłumaczyć, częściej jednak organizacja i opłata za dojazd na miejsce tłumaczenia leży po stronie tłumacza i/lub biura tłumaczeń.

To samo dotyczy pobytu na miejscu, który trwać może czasami dwa lub więcej dni. Dla biura tłumaczeń przygotowującego ofertę rodzi to konieczność wkalkulowania w cenę tłumaczenia również tych dodatkowych kosztów. Jeżeli miejsce pracy tłumaczy jest w mieście/miastach, w których dane biuro dysponuje tłumaczami ustnymi z danego języka to problem w zasadzie nie istnieje, bo wszystko jest na miejscu. Jeżeli jednak tłumacze muszą gdzieś dojechać i tam przenocować - to oczywiście niezbędnym jest dobra logistyka i wcześniejsza analiza kosztów dodatkowych. Niewłaściwe oszacowanie tych kosztów może fatalnie odbić się na ofercie (może być dużo droższa od konkurencyjnych ofert), na realizacji zamówienia (zbyt późna logistyka i analiza kosztów może negatywnie odbić się na tłumaczach lub Zamawiającym) lub na potencjalnych zyskach (niedoszacowanie kosztów dodatkowych może spowodować brak zysku i inne wynikające z tego kłopoty).

Gwarancja na tekst

Poświadczenie odbioru i akceptacji usługi tłumaczeniowej przez Zamawiającego stwierdza najczęściej protokół odbioru. Jego wystawienie oznacza przyjęcie tłumaczenia i jego akceptację w takiej formie, w jakiej zostało dostarczone. Jednak nim Zamawiający wystawi protokół odbioru może mieć różnego rodzaju uwagi do całości usługi tłumaczenia. W przypadku tłumaczeń pisemnych uwagi te najczęściej dotyczą kwestii samego tłumaczenia, jego jakości, poprawności merytorycznej, gramatycznej, stylistycznej itp. W umowie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą istnieje z reguły zapis, że Wykonawca dokona poprawek w swoim tłumaczeniu na życzenie/żądanie Zamawiającego.

Czasami jednak, jak w powyższym przykładzie, Wykonawca zgodzić musi się aż na 6 miesięczny okres, w którym będzie dokonywał ewentualnych poprawek w tłumaczeniu. W tym wypadku specyfika tłumaczenia polega na tym, że jego praktycznego odbioru dokonują wyżej wspomniane "czasopisma zagraniczne", a nie sam Zamawiający. Dla Zamawiającego taki układ jest wygodny, choć zapewne również niezbędny, by autor-wykonawca tłumaczenia mógł nanieść niezbędne poprawki, jednak dla Wykonawcy może znacznie wydłużyć cały proces realizacji tego tłumaczenia, czego musi być świadomy.

Dokumenty muszą zgadzać się z wykazem

Niemal w każdym przetargu Zamawiający żądają od Oferentów przedstawienia wykazu usług z ostatnich 2-3 lat odpowiadających określonym warunkom. Na przykład: tłumaczenia pisemne, język rosyjski na kwotę min. 3000 zł. Wykaz ten ma poświadczyć doświadczenie Oferenta dotyczącego danej usługi. Ale do wykazu usług Zamawiający zwykle żąda dołączenia dokumentów poświadczających właściwe wykonanie owych usług. Mogą to być referencje czy protokoły odbioru.

Należy pamiętać o tym, by wykaz usług zgadzał się z dołączonymi dokumentami. Do każdej usługi wymienionej w wykazie powinny być dołączone odpowiednie zaświadczenia. I odwrotnie, do każdego zaświadczenia musi być wpisana usługa w wykazie usług. W powyższym przykładzie Oferent dołączył więcej zaświadczeń o wykonanych usługach niż wpisał w wykazie usług. Ze względów formalnych Zamawiający nie mógł ich uznać, gdyż nie zostały one wpisane do wykazu usług. Referencje czy protokoły odbioru wystawia nam podmiot zewnętrzny, natomiast wykaz usług sporządzany jest przez Oferenta. Jeżeli sam Oferent nie wpisuje danych usług do wykazu, to trudno by Zamawiający je uznawał. Nawet jeżeli to tylko nasze niedopatrzenie.

Różnica pomiędzy najtańszą a najdroższą ofertą

Zamawiający przed ogłoszeniem przetargu zobowiązany jest do przeprowadzenia badania rynku. Jest to konieczne, aby miał on świadomość jakie środki powinien przeznaczyć na realizację tłumaczeń. Dodatkowo szacunkowa wartość zamówienia może mu pomóc w ocenie ofert, np. w przypadku oferty noszącej znamiona rażąco niskiej ceny. Wartość tłumaczeń ujęta jest w poniższym przykładzie jako Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT).

Oferenci jednak mogą absolutnie dowolnie określać cenę swojej oferty, kierując się jedynie własnymi kosztami i przewidywalnymi zyskami.

Walka toczy się o zaoferowanie możliwie najniższej ceny, ale takiej, która zapewni zysk i zagwarantuje odpowiednią jakość tłumaczenia. Jej wysokość nie ma jednak ograniczeń i może być dowolna. Na powyższym przykładzie widać, że różnica pomiędzy najniższą ceną (12 tys), a ceną najwyższą (46,1 tys) jest prawie czterokrotna. Oferta z najniższą ceną została jednak odrzucona. Wygrała oferta z ceną 12,9 tys, która i tak jest trzy i pół krotnie niższa od ceny najwyższej.

Zmiana ceny oferty

Może się tak zdarzyć, że dopiero po złożeniu oferty cenowej zauważymy błędy w wypełnionych formularzach. Dopóki nie nastąpiło otwarcie ofert możemy nanieść jeszcze odpowiednie zmiany. Musimy to zrobić poprzez ponowne wysłanie właściwych formularzy z adnotacją "zmiana". Ta adnotacja jest o tyle ważna, że jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Nie może więc być wątpliwości, że chodzi o zmianę już przekazanej oferty, a nie o drugą ofertę.

Jednak, kiedy upłynął już termin złożenia ofert, nie mamy możliwości nanoszenia żadnych zmian, a nasza oferta jest wiążąca. Powyższy przykład dotyczy sytuacji, w której Zamawiający uznał, że zwycięska oferta może zawierać rażąco niską cenę. W związku z tym zwrócił się on do Oferenta z prośbą o wyjaśnienia. Oferent nie próbował wyjaśniać swojej ceny, lecz stwierdził, że nastąpiła pomyłka w cenie. Ze względu na fakt, że termin złożenia ofert już minął i oferty zostały otwarte, Oferent nie mógł dokonywać żadnych zmian w tabeli wyceny. Oferent nie kwestionował również domniemania, że cena jego oferty nosi znamiona rażąco niskiej, a jego w tym względzie pomyłka nie mogła zostać poprawiona. Zamawiający uznał więc, że cena Oferenta jest rażąco niska i odrzucił jego ofertę.