Przedłużenie terminu związania ofertą

Przystępując do przetargu i wysyłając naszą ofertę wyrażamy jednocześnie zgodę na to, że nasza oferta ważna jest przez 30 dni. Termin związania ofertą rozpoczyna się wraz z terminem złożenia ofert. Może się jednak zdarzyć, że Zamawiający nie będzie w stanie w tym czasie rozstrzygnąć postępowania i wskazać zwycięzcę przetargu. W tej sytuacji Zamawiający może zwrócić się do Oferentów z prośbą o przedłużenie ważności oferty na maksymalnie 60 dni.

Zamawiający musi taką prośbę wystosować na co najmniej 3 dni przed upływem terminu ważności oferty. Oferent nie ma jednak obowiązku przedłużania ważności swojej oferty. Jeżeli tego nie zrobi to wycofuje z przetargu swoją ofertę. Jeżeli wcześniej wpłacił wadium, to Zamawiający ma obowiązek mu go zwrócić.

Dzień przyjęcia zlecenia

W przypadku umów ramowych dokładnie określa się tryb tłumaczeń, a w szczególności ilość stron, która powinna być zrealizowana w danym trybie. Szczególnie ważne są ustalenia dotyczące tłumaczeń ekspresowych. Zlecającemu najbardziej w tym wypadku zależy na czasie, ale oczywiście chce mieć zachowaną jakość tłumaczenia. W poniższej umowie określony został tryb ekspresowy jako tłumaczenie do 3 stron w ciągu 3 godzin lub 4-10 stron w ciągu maksymalnie 12 godzin.

Do czasu tłumaczenia nie wlicza się sobót i niedziel oraz innych dni ustawowo wolnych od pracy, jednak zgodnie z pkt. 16 wliczany jest dzień, w którym nastąpiło przyjęcie zlecenia. Jest to o tyle ważne, że w tym przypadku umowny koniec dnia roboczego ustalony został na godzinę 18.00. Przyjęcie więc o godz. 17.00 zlecenia przetłumaczenia 10 stron o oznacza oddanie tłumaczenia również najpóźniej o godz. 17.00 dnia następnego. Dla przyjmującego zlecenie ważnym jest więc koordynacja gotowości tłumacza, by mógł on zmieścić się w wyznaczonym terminie.

Pamięć tłumaczenia

O tym, że startując w przetargu trzeba dokładnie czytać wzór umowy, niejednokrotnie już pisałem. Często w umowie znajdują się zapisy nie wyszczególnione w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Tylko w umowie zapisane jest żądanie Zamawiającego do wyeksportowania i przekazania mu zasobów pamięci tłumaczeniowych w formatach kompatybilnych z programami CAT. Nieczęsty to warunek Zamawiającego, ale podpisanie takiej umowy oznacza konieczność jego spełnienia.

Sprzęt wliczony w tłumaczenie ustne

Jednym z błędów osób organizujących przetargi na tłumaczenia jest niewyszczególnienie wynajmu sprzętu do tłumaczeń symultanicznych, a w zamian za to wliczenie go w cenę godziny tłumaczenia ustnego. Pozornie takie rozwiązanie wydaje się korzystne dla organizującego przetarg, gdyż ma mniej parametrów do oceny i nie musi precyzować o jaki sprzęt chodzi, w jakiej ilości itp. Interesuje go tylko dobre wykonanie tłumaczenia, a jeżeli trzeba to z odpowiednim sprzętem. Jednak dla biura tłumaczeń takie wrzucenie wszystkiego do jednego worka musi rodzić pytania o to, jak wycenić godzinę czy blok tłumaczenia ustnego, tym bardziej jeżeli zawieramy umowę czasową, a nie na konkretne wydarzenie tłumaczeniowe. Najlepszym rozwiązaniem jest wtedy zwrócenie się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienia.

Niestety odpowiedź nie zawsze będzie satysfakcjonująca. Już sam fakt połączenia tłumaczenia ze sprzętem świadczył o pewnej niewiedzy Zamawiającego, który chciał iść na skróty. A odpowiedź, z której wynika że w cenę tłumaczenia należy wliczyć 1 lub 2 kabiny oraz 6 do 50 słuchawek/multifonów niewiele pomaga Oferentowi w skalkulowaniu atrakcyjnej ceny. To czy weźmiemy udział w przetargu czy nie, i jak skalkulujemy cenę (raczej maksymalnie niż minimalnie) zależy już od nas, bo Oferent bardziej nam nie pomoże. Powinien on jednak lepiej przemyśleć strukturę zamówienia i precyzyjniej określić swoje potrzeby.

Biuro tłumaczeń nie chcąc dokładać do realizowanych tłumaczeń skalkuluje cenę uwzględniając maksymalne wartości. Taka cena nie będzie oczywiście korzystna dla Zamawiającego, który jest w stanie jeszcze w umowie zaznaczyć pewną opcję:

Zamawiający może określić kto zapewnia sprzęt czy biuro tłumaczeń czy Zamawiający zapewne korzystając z innego przetargu wyłącznie na sprzęt. To rozwiązanie jest neutralne dla biura tłumaczeń jeżeli cena za wynajem sprzętu określona jest osobno. Jeżeli jednak nie, to Zamawiający każdorazowo musi sobie kalkulować co mu się bardziej opłaca. Tak czy inaczej szkoda czasu i nerwów - lepiej od razu dobrze zdiagnozować swoje potrzeby i właściwie przeprowadzić przetarg.

Tłumacz z dostępem do informacji niejawnych

Wśród instytucji organizujących przetargi na tłumaczenia są również takie, które mogą przetwarzać informacje tajne. Wówczas tłumacze, którzy mieliby kontakt z takimi informacjami muszą posiadać certyfikat bezpieczeństwa uprawniający ich do dostępu do takich informacji.

Biura Tłumaczeń, które chciałyby skorzystać z usług takich tłumaczy, muszą w postępowaniu przetargowym przedstawić zaświadczenia o stosownych uprawnieniach swoich tłumaczy. Uprawnienia takie mogą dotyczyć informacji opatrzonych klauzulami zastrzeżone/poufne, tajne lub ściśle tajne. Teoretycznie każdy tłumacz może otrzymać odpowiednie uprawnienia, musi jedynie przejść weryfikację dającą gwarancję zachowania tajemnicy oraz odbyć szkolenie dotyczące ochrony informacji niejawnych.

Potwierdzenie kopii oryginału

Zamawiający żądając od Oferenta dokumentów zawsze dopuszcza ich dwie formy. Możemy wysyłać dokumenty w formie oryginału lub w formie kopii. Oryginałów praktycznie nigdy nie wysyłamy, bo są dla nas zbyt cenne. Pozostaje zrobienie kopii dokumentów. Ale zawsze wysyłając kopie musimy poświadczyć ją za zgodność z oryginałem. Poświadczenia może dokonać osoba uprawniona do reprezentowania Oferenta. Może to być osoba składająca ofertę lub reprezentant np. spółki. Ważnym jest, by Zamawiający nie miał wątpliwości co do odpowiedzialności osoby poświadczającej kopię zarówno w stosunku do Oferenta jak i Zamawiającego. Czyli żadna przypadkowa osoba to być nie może, a odpowiedzialność / uprawnienia tej osoby muszą wynikać z przedłożonych dokumentów.

Gdyby się zdarzyło, że Oferent wyśle kopie oryginałów nie poświadczonych, Zamawiający wezwie go do uzupełnienia dokumentów. Oferent chcący w dalszym ciągu uczestniczyć w przetargu musi dostarczyć Zamawiającemu właściwe dokumenty. Jeżeli Oferent tego nie zrobi, to Zamawiający zmuszony jest wykluczyć go z postępowania przetargowego.

Wyjaśnienia dotyczące specyfikacji

Może się zdarzyć, że Oferent po przeczytaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia będzie miał pytania czy wątpliwości dotyczące interpretacji poszczególnych zapisów. Zamawiający ma obowiązek umożliwić mu kontakt ze sobą i określić sposób zadawania pytań.

Ważnym przy tym jest, by pamiętać o terminach. Nasze pytania musimy zadać Zamawiającemu maksymalnie do połowy okresu pomiędzy ogłoszeniem przetargu a terminem złożenia ofert. Jeżeli np. przetarg ogłoszony został w piątek, a termin składania ofert upływa po 6 dniach, to oznacza że najpóźniej w poniedziałek Oferent musi przekazać Zamawiającemu swoje pytania. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że zdecydowania warto zadawać pytania, gdyż nie wszystkie zapisy w SIWZ są dobrze sformułowane, czasami rodzą różne możliwości interpretacji, a czasami nie wszystko zawarte jest w SIWZ. Należy więc dopytać o warunki przetargu lub usługi. Wyjaśnienia jakie otrzymamy pozwolą nam lepiej przygotować ofertę lub zrezygnować ze startu w przypadku niesatysfakcjonujących odpowiedzi.