Warunek udziału - zaświadczenia z US i ZUS

Każde biuro tłumaczeń chcące startować w przetargu musi spełnić określone warunki, które nie spowodują jego wykluczenia jeszcze przed analizą oferty. Warunki te określa Zamawiający w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Zamawiający coraz rzadziej stosują ten warunek, jednak może się on pojawić: zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z opłacaniem podatków oraz zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu wszelkich wymaganych składek. Ważnym jest przy tym, by pamiętać, że zaświadczeń takich nie dostaniemy od ręki. Trzeba złożyć w obu urzędach odpowiedni wniosek, dodatkowo w US wnieść opłatę oraz poczekać co najmniej kilka dni na odpowiedź. Trzeba więc dość szybko po ogłoszeniu przetargu zająć się załatwianiem tych dokumentów.

Brak poufności może drogo kosztować

Zachowanie poufności w stosunku do wszelkich dokumentów, tekstów i informacji przekazywanych przez klienta biuru tłumaczeń lub tłumaczowi powinno być absolutnie przestrzegane w każdej sytuacji. Niezależnie od tego, czy klient lub Zleceniodawca w jakiś specjalny sposób o to zabiega, czy nie. Aby biuro tłumaczeń było wiarygodne i godne zaufania musi przestrzegać określonych procedur i w żadnym razie nie może sobie pozwolić na wypłynięcie jakichkolwiek informacji o kliencie i jego zleceniu.

Naturalnym jest, że klient czasami przekazuje do tłumaczenia dane lub informacje wrażliwe dla swojej firmy lub instytucji. Może wtedy żądać zawarcia osobnej umowy dotyczącej poufności i ochrony danych. Umowa taka może również obejmować ewentualną karę za jej niedotrzymanie. Warto, by tłumacze pracujący nad takim zleceniem mieli nie tylko tego świadomość, ale również zobligowani zostali do zachowania absolutnej ostrożności i tajemnicy. Dla dobra wszystkich.

Zbieraj referencje!

Standardową procedurą niemal w każdym przetargu jest żądanie Zamawiającego dostarczenia mu referencji lub protokołów odbioru usługi, które mają potwierdzać doświadczenie Wykonawcy i jego umiejętność podjęcia się zlecenia. Z reguły Zamawiający żąda dwóch-trzech takich zaświadczeń z ostatnich dwóch-trzech lat.

W powyższym przykładzie mamy jednak sytuację, kiedy ilość owych referencji może odegrać kluczową rolę przy ocenie oferty. Nie pozostaje nam nic innego, tylko zbierać referencje i protokoły - zawsze mogą się przydać.

Tłumacz musi być właściwie ubrany

Tłumacze ustni realizują swoje zadania w różny sposób, zależnie od charakteru spotkania i wymagań Zleceniodawcy. W kontekście odpowiedniego stroju tłumacza ważnym jest fakt, czy będzie on tłumaczył schowany w kabinie czy na przykład na scenie danego wydarzenia. A może też zdarzyć się sytuacja mieszana, kiedy tłumacz tłumaczy zarówno kabinowo jak i konsekutywnie na scenie. Bezdyskusyjnym jest fakt, że każda sytuacja wymaga od tłumacza stroju godnie reprezentującego branżę tłumaczeniową jak również samego Zleceniodawcę czy Biuro Tłumaczeń.

Im wyższa ranga, specyficzny charakter spotkania lub wyższa wartość medialna wydarzenia Zleceniodawcy bardziej może zależeć na odpowiednim stroju tłumacza. Fakt ten może podkreślić w karach umownych umieszczonych w umowie. Warto ze Zleceniodawcą dokładnie określić co rozumie przez "odpowiedni strój", by nie było w tym względzie rozbieżnych ocen.

Poczta szyfrowana certyfikatem

Kidy Zleceniodawca zleca do tłumaczenia teksty wymagające uwierzytelnienia przez tłumacza przysięgłego, to oczywiście niezbędnym jest dostarczenie takich tłumaczeń w formie papierowej z pieczęcią tłumacza przysięgłego.
Najczęściej jednak Zleceniodawcy zlecają do tłumaczenia teksty niewymagające uwierzytelnienia przez tłumacza przysięgłego. Wtedy również najczęściej tłumaczenie wystarczy wysłać pocztą elektroniczną. Bywa jednak, że standardowe ustawienia programu pocztowego nie wystarczą.

Jak w powyższym przykładzie tłumacz lub biuro tłumaczeń powinno posiadać również przynajmniej niekwalifikowany certyfikat zapewniający skutecznie szyfrowanie poczty elektronicznej.
[Biuro Tłumaczeń Lemon]

Przetarg multijęzykowy

Tłumaczenia na ile języków może dotyczyć przetarg? Oczywiście nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń. Bywa tak, że Zamawiający dzieli przetarg na kilka części np. według języków i dopuszcza możliwość wzięcia udziału tylko w wybranej części. Często jednak przetarg dotyczy tłumaczeń na wiele wybranych języków. W tej sytuacji trzeba mieć świadomość zapewnienia tłumaczenia również w językach rzadkich lub egzotycznych.

Zdarzyć się może, jak w przykładzie powyżej, że ani Zamawiający, ani tym bardziej Oferent nie wie do końca na jakie języki trzeba będzie realizować tłumaczenie. Jednak cenowe oszacowanie takiej oferty nie jest łatwe i może rodzić przykre niespodzianki w przyszłości.

Ale jak widać taką sytuację można potraktować bardziej uczciwie.

Ogólnikowy wykaz doświadczenia

Jednym z elementów oferty przetargowej jest wykazanie doświadczenia przez Wykonawcę. Zamawiający z reguły precyzyjnie określa co powinien zawierać taki wykaz by spełniał warunki dopuszczenia do przetargu. Bywa, że Wykonawca nazbyt ogólnie przedstawi swoje doświadczenie. Wtedy może zostać wezwany przez Zamawiającego do uzupełnienia swojej oferty.

Oferentowi nie pozostaje nic innego tylko uszczegółowić swoją ofertę zgodnie z uwagami w wezwaniu do uzupełnienia oferty.